Pour les cabinets comptables et de tenue de livres
Fichiers de paiement TEF pour comptables et teneurs de livres
Vos clients travaillent dans Zoho Books. Leurs banques veulent chacune un fichier TEF 1464 conforme à la norme ACP 005 avec les renseignements d'émetteur du client et les exigences de cette banque. Zefty donne à chaque entité cliente sa propre organisation : un lot de paiements se fait en quatre étapes, quel que soit le client et quelle que soit sa banque.
Ce qui ralentit un cabinet qui gère les comptes fournisseurs de plusieurs clients
Chaque client a une banque différente
Un client est à RBC, le suivant chez Desjardins, le troisième à la TD. Chacun a son ID d'émetteur et ses propres exigences de fichier. Un gabarit bâti pour un client échoue pour le suivant.
La fin de mois tombe le même jour pour tout le monde
Les lots de paiements d'une douzaine de clients s'accumulent la même semaine. Chaque étape manuelle, de la saisie des comptes fournisseurs à l'inscription des paiements dans Zoho Books, est multipliée par le nombre de clients.
Les clients veulent des preuves, pas des promesses
Un client ou son vérificateur demande ce qui a été payé, à qui, quand et à partir de quel fichier. Un fichier texte dans un dossier n'est pas une réponse ; un rapport lisible lié au paiement dans Zoho Books en est une.
Les transferts entre membres de l'équipe
Un junior prépare, un senior révise, le client approuve. Quand ce flux vit dans des chiffriers et des courriels, personne ne sait avec certitude quelle version du fichier est partie à la banque.
Un lot de paiements pour un client, du début à la fin
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Passer à l'organisation du client
Choisissez le client dans votre menu d'organisation. Sa configuration bancaire, ses renseignements d'émetteur et sa connexion Zoho Books se chargent avec lui. Aucune ressaisie, aucun risque d'envoyer le fichier d'un client sous l'identité d'un autre.
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Synchroniser et sélectionner les factures approuvées
Les factures et les coordonnées des fournisseurs se synchronisent chaque nuit et sur demande. Pointez Zefty vers la vue d'approbation du client dans Zoho Books, comme « Approuvées pour paiement », pour que seules les factures validées par le client puissent être sélectionnées.
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Générer le fichier et le faire téléverser
Entrez des montants partiels au besoin, choisissez la date de paiement et téléchargez le fichier. Transmettez-le au client pour qu'il le téléverse dans son portail bancaire, ou téléversez-le vous-même si vous détenez cette autorisation, et approuvez-le sur place.
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Classer le rapport
Téléchargez le rapport lisible du lot et joignez-le au dossier de fin de mois du client. Les paiements sont déjà inscrits dans son Zoho Books.
Conçu pour les cabinets
Une organisation par client
Créez une organisation pour chaque entité cliente, chacune avec sa configuration bancaire, sa connexion Zoho Books et sa numérotation de fichiers. Passez de l'une à l'autre depuis votre menu d'organisation. Inclus dans le forfait Équipe.
L'approbation reste dans Zoho Books
Pointez chaque organisation vers une vue Zoho Books des factures approuvées. Seules les factures de cette vue peuvent être payées, ce qui impose l'étape d'approbation du client avant que quoi que ce soit parte à la banque.
Un rapport lisible pour chaque fichier
Chaque fichier est accompagné d'un rapport PDF qui présente chaque paiement en langage clair, plus un historique des paiements lié au paiement dans Zoho Books. Les questions de vérification se règlent en minutes, pas en après-midis.
Des sièges pour votre équipe
Ajoutez vos employés comme utilisateurs dans le forfait Équipe à 14 $ par utilisateur supplémentaire par mois. Ajoutez ou retirez des utilisateurs à tout moment ; le siège est libéré dès que vous retirez quelqu'un.
Cabinets comptables et Zefty : questions fréquentes
Oui. Chaque client est une organisation dans Zefty avec sa configuration bancaire et sa connexion Zoho Books, et vous passez de l'un à l'autre depuis votre menu d'organisation. La gestion de plusieurs organisations fait partie du forfait Équipe à 43 $ par mois en dollars canadiens, plus 14 $ par utilisateur supplémentaire par mois pour les employés que vous ajoutez.
L'un ou l'autre, selon l'autorisation que le client vous a donnée dans son portail bancaire. Zefty produit le fichier et le rapport ; l'endroit où il est téléversé relève de votre décision. Bien des cabinets transmettent le fichier avec le rapport pour approbation et laissent le client le téléverser et le libérer selon ses propres règles de signature.
L'émission de TEF doit être active sur le compte d'entreprise du client, ce qui lui procure un ID d'émetteur, et les coordonnées bancaires de ses fournisseurs doivent être stockées dans Zoho Books. Le client autorise la connexion depuis son compte Zoho en quelques clics. Le guide de démarrage détaille chaque étape.
Ouvrez l'historique des paiements du client, repérez le fichier par numéro ou par date et téléchargez son rapport. Il présente chaque paiement avec le montant, la date de paiement, le bénéficiaire et le compte, et chaque facture payée renvoie au paiement inscrit dans Zoho Books.
Traitez les paiements de chaque client de la même façon
Créez une organisation par client, connectez son Zoho Books et générez des fichiers TEF 1464 conformes pour la banque qu'il utilise. Forfait Équipe à partir de 43 $ par mois en dollars canadiens.