Foire aux questions

Zefty est une application Web canadienne qui transforme les factures fournisseurs approuvées de votre compte Zoho Books en un fichier de paiement TEF 1464 conforme à la norme 005 de Paiements Canada (ACP 005). Vous sélectionnez les factures, téléchargez le fichier, le téléversez à votre banque, et Zefty inscrit chaque paiement dans Zoho Books. Ni chiffrier, ni ressaisie, ni téléversement rejeté.

Aux entreprises canadiennes, aux contrôleurs, aux teneurs de livres et aux cabinets comptables qui gèrent leurs comptes fournisseurs dans Zoho Books et paient leurs fournisseurs par transfert électronique de fonds auprès d’une banque canadienne. Si vous saisissez aujourd’hui les paiements dans un portail bancaire ou bâtissez vos fichiers de paiement à la main, Zefty remplace ce travail. Aucun développeur ni service TI n’est nécessaire.

Oui. Zefty lit vos fournisseurs et vos factures impayées dans Zoho Books et y inscrit les paiements fournisseurs ; une organisation Zoho Books active est donc requise. Zefty ne remplace pas votre système comptable : il travaille à ses côtés et s’occupe du fichier bancaire.

Zefty fonctionne avec les deux régions Zoho (zoho.com et zohocloud.ca) ; vous choisissez la vôtre lors de la configuration. Votre forfait Zoho Books doit permettre les applications connectées comme Zefty, ce que la plupart des forfaits payants font. En cas de doute, écrivez-nous à [email protected] avant de vous abonner et nous le confirmerons.

Neuf institutions : BMO, CIBC, Desjardins, HSBC Canada, Banque Laurentienne, Banque Nationale du Canada, RBC Banque Royale, Banque Scotia et TD Canada Trust. Vous choisissez votre banque lors de la configuration et Zefty bâtit chaque fichier comme cette banque l’attend. Votre banque doit avoir activé l’émission de TEF sur votre compte d’entreprise ; consultez nos guides par banque pour chaque institution.

Il n’y a pas d’essai gratuit, mais il n’y a pas de contrat à long terme non plus. Les forfaits sont facturés mensuellement en dollars canadiens et vous pouvez annuler à tout moment depuis votre page de facturation. Une fois abonné, activez le mode test pour valider vos fichiers auprès de votre banque ; rien n’est inscrit dans Zoho Books tant que vous ne passez pas aux fichiers réels.

Prévoyez moins d’une heure la première fois. La création du compte et de l’abonnement prend quelques minutes, la configuration bancaire quelques-unes de plus si vous avez déjà votre ID d’émetteur bancaire, et l’autorisation de Zoho Books se fait en quelques clics depuis votre compte Zoho. Notre guide de démarrage vous accompagne à chaque étape avec des captures d’écran.

C’est l’identifiant que votre banque vous attribue lorsqu’elle active l’émission de TEF sur votre compte d’entreprise ; selon la banque, on l’appelle ID d’expéditeur, numéro de client, numéro d’entreprise ou numéro d’émetteur. Zefty vous le demande une seule fois, avec le nom de votre entreprise tel qu’enregistré à la banque et vos coordonnées de compte. Si vous n’en avez pas, demandez à votre représentant aux services bancaires aux entreprises d’activer le service de fichiers TEF.

Le numéro de transit identifie votre succursale et le numéro d’institution identifie votre banque ; les deux figurent sur un chèque, à côté du numéro de compte. Zefty vous demande les vôtres une seule fois, lors de la configuration. Pour vos fournisseurs, ces mêmes coordonnées proviennent directement de Zoho Books : vous ne les ressaisissez jamais.

Oui. En mode test, chaque fichier généré est marqué comme test et rien n’est inscrit dans Zoho Books, ce qui vous permet de valider votre ID d’émetteur bancaire, votre nom d’entreprise et vos coordonnées de compte auprès de votre banque avant d’envoyer un fichier réel. Désactivez-le une fois que votre banque confirme l’acceptation du fichier test.

Ça arrive, et il faut deux minutes pour la refaire. Le centre d’aide vous guide pas à pas, et notre équipe de soutien peut le faire avec vous par courriel, en français ou en anglais.

Oui. Votre banque, votre nom d’entreprise, votre ID d’émetteur bancaire et vos coordonnées de compte se modifient à tout moment dans vos paramètres. Pour travailler avec un autre compte Zoho Books, ajoutez une nouvelle organisation depuis votre menu des organisations ; le centre d’aide explique comment.

Zefty lit vos fournisseurs, leurs coordonnées bancaires et vos factures impayées. Il n’y écrit qu’une chose : un paiement fournisseur pour chaque facture incluse dans un fichier généré, pour que vos livres restent à jour sans saisie manuelle. L’accès que vous accordez se limite à ces opérations, et vous pouvez le révoquer à tout moment depuis votre compte Zoho.

Chaque nuit et à la demande. Vos fournisseurs et vos factures se rafraîchissent automatiquement pendant la nuit, et vous pouvez lancer une synchronisation vous-même dès que vous avez besoin des données les plus récentes. Votre tableau de bord indique quand la dernière synchronisation a eu lieu.

Oui. Saisissez le montant que vous voulez payer maintenant sur n’importe quelle facture et votre total sélectionné se met à jour en temps réel. Le fichier de paiement porte le montant partiel, le paiement inscrit dans Zoho Books y correspond, et le solde reste ouvert sur la facture pour un cycle ultérieur.

Oui. Indiquez à Zefty une vue Zoho Books, par exemple les factures approuvées seulement, et seules les factures de cette vue pourront être sélectionnées pour paiement. C’est une façon simple de vous assurer que rien n’est payé avant d’être approuvé, et le centre d’aide montre comment la configurer.

De Zoho Books. Zefty lit le compte bancaire enregistré sur chaque fournisseur, ou les champs que votre équipe utilise déjà pour cette information. Les numéros restent dans Zoho Books et vous ne les ressaisissez jamais : c’est ainsi que les chiffres inversés et les mauvais bénéficiaires disparaissent.

Cela signifie que les coordonnées de compte de ce fournisseur sont incomplètes dans Zoho Books ; Zefty bloque donc ses factures avant même qu’un fichier existe. Complétez le compte bancaire du fournisseur dans Zoho Books et lancez une synchronisation ; ses factures deviennent payables aussitôt. Le centre d’aide donne les détails.

C’est le format de fichier de paiement que les banques canadiennes acceptent pour les lots de transferts électroniques de fonds, défini par la norme 005 de Paiements Canada (ACP 005). Les banques sont strictes : un seul détail erroné et le téléversement est rejeté. Zefty bâtit chaque fichier selon la norme et selon les exigences de votre banque, pour qu’il soit accepté du premier coup.

C’est rare, et il s’agit généralement d’un détail de configuration du côté de la banque, comme une émission de TEF pas encore active ou un ID d’émetteur bancaire différent de celui que votre banque a remis. Ouvrez le rapport lisible de ce fichier pour comparer ce qui a été envoyé avec ce que votre banque vous a fourni. Si quelque chose reste flou, envoyez-nous le numéro du fichier et le message de la banque, et nous réglerons la question avec vous.

Téléchargez le fichier et téléversez-le dans le portail bancaire aux entreprises de votre banque, dans la section réservée aux TEF ou aux fichiers de paiement. Nos guides par banque montrent où la trouver pour chacune des neuf institutions prises en charge. Zefty ne transmet jamais le fichier, ne détient jamais vos identifiants bancaires et ne déplace jamais vos fonds ; l’approbation et la libération des paiements restent dans votre portail bancaire.

Pour chaque fichier, Zefty conserve un rapport lisible qui montre exactement ce qui a été envoyé, en langage clair plutôt qu’en format bancaire brut. Servez-vous-en pour confirmer un cycle de paiement, répondre à un vérificateur ou à un membre du conseil, ou régler une question avec votre banque. Il se trouve à côté du fichier dans votre historique des paiements.

Oui. Chaque fichier est conservé avec son rapport, son numéro, son total, sa date de création et sa date de paiement, et vous pouvez télécharger l’un ou l’autre à tout moment. Les factures payées figurent aussi dans votre historique des paiements avec un lien vers le paiement dans Zoho Books, pour retracer un paiement du fichier bancaire jusqu’à la facture.

Trois forfaits mensuels, en dollars canadiens, taxes en sus : Départ à 29 $ pour un utilisateur avec soutien par courriel ; Équipe à 43 $ avec des utilisateurs supplémentaires à 14 $ chacun par mois, les organisations multiples et le soutien par courriel ; et Premium à 299 $ avec utilisateurs illimités, transactions TEF illimitées, soutien prioritaire par téléphone et par courriel et formation sur mesure. Tous les détails sont sur la page des tarifs.

Chaque abonnement inclut un utilisateur. Avec le forfait Équipe, ajoutez ou retirez des utilisateurs à tout moment à 14 $ par utilisateur supplémentaire par mois ; le montant vous est indiqué avant de confirmer. Le forfait Premium inclut un nombre illimité d’utilisateurs sans frais supplémentaires.

Non, les prix sont affichés avant taxes. La TPS, la TVH ou la TVQ est calculée selon votre province et ajoutée au moment du paiement, puis apparaît sur une ligne distincte de chaque facture. Votre abonnement est facturé mensuellement en dollars canadiens.

Sur votre page de facturation, accessible depuis le menu utilisateur dans Zefty. Téléchargez-y chaque facture, mettez à jour votre carte et consultez les prochains prélèvements. La facturation est gérée par Stripe, et les données de votre carte ne transitent jamais par Zefty.

Annulez à tout moment depuis votre page de facturation ; il n’y a aucune durée minimale. Votre accès se poursuit jusqu’à la fin de la période de facturation en cours. Téléchargez d’ici là les fichiers ou les rapports que vous souhaitez conserver, et écrivez-nous si vous avez besoin d’aide avec vos données.

Oui, avec le forfait Équipe ou Premium. Ajoutez une société depuis votre menu des organisations ; chaque organisation a sa propre connexion Zoho Books, ses coordonnées bancaires, son abonnement et ses utilisateurs, et vous passez de l’une à l’autre avec la même connexion. C’est la formule idéale pour les cabinets comptables et les groupes comptant plusieurs entités juridiques.

Oui. Les coordonnées bancaires des fournisseurs sont chiffrées au repos, et chaque connexion utilise HTTPS. L’accès à vos fichiers et à vos rapports exige votre connexion et, si vous l’activez, votre second facteur d’authentification.

Non. Vous autorisez la connexion depuis votre compte Zoho en quelques clics, et Zefty ne voit ni ne conserve jamais votre mot de passe Zoho. L’accès se limite à ce dont Zefty a besoin, et vous pouvez le révoquer à tout moment depuis votre compte Zoho.

Oui. Activez une application d’authentification comme second facteur à la création de votre compte ou plus tard depuis votre profil. Nous la recommandons à chaque utilisateur qui peut générer des fichiers de paiement.

Zefty fonctionne sur un hébergement infonuagique géré et sécurisé, avec sauvegardes automatisées. Zefty est une entreprise canadienne, et vos données Zoho Books restent dans la région Zoho que vous utilisez déjà. Si votre organisation a des exigences précises de résidence des données, écrivez à [email protected] et nous confirmerons les détails pour votre compte.

Annulez votre abonnement depuis votre page de facturation, puis écrivez à [email protected] à partir de l’adresse courriel du compte pour demander la suppression. Nous retirons votre organisation, les données bancaires de ses fournisseurs et son historique des paiements, et nous déconnectons Zoho Books. Vous pouvez aussi révoquer l’accès de Zefty depuis votre compte Zoho à tout moment.

Oui. Zefty, son centre d’aide et son soutien sont offerts en français et en anglais, et notre équipe canadienne répond par courriel du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, heure de l’Est. Écrivez à [email protected] ou ouvrez une demande depuis l’application ; les abonnés Premium bénéficient aussi d’un soutien prioritaire par téléphone et par courriel.