Conformité ACP 005 : ce qui rend un fichier TEF 1464 acceptable

La norme 005 de Paiements Canada, communément appelée ACP 005, est le règlement que toutes les banques canadiennes appliquent aux fichiers de TEF par lot. Elle existe pour qu’un paiement transmis par une institution puisse être réglé dans n’importe quelle autre institution canadienne sans interprétation manuelle. Lorsque votre banque offre les TEF, les TAF ou les paiements par lot à partir d’un fichier, ce fichier doit respecter cette norme. Les banques l’appliquent à la lettre : un fichier qui enfreint une règle est rejeté, pas corrigé.

Le format TEF 1464 est positionnel : chaque valeur doit se trouver exactement au bon endroit, et le système de la banque lit le fichier par position plutôt que par libellé. Un seul mauvais caractère au mauvais endroit fait échouer tout le fichier, ce qui explique la fragilité des fichiers produits dans un chiffrier ou en modifiant un vieux gabarit. L’avis de rejet précise rarement ce qui a cloché, et la personne qui a bâti le fichier recommence à tâtons. Trop souvent, cela survient après la date de paiement, alors qu’un fournisseur attend déjà.

Trois choses doivent être justes dans chaque fichier. D’abord, votre identité comme émetteur : l’ID d’émetteur que votre banque vous a attribué et votre nom d’entreprise tel qu’enregistré auprès d’elle, exactement comme elle les attend. Ensuite, les montants et les totaux : chaque montant de paiement doit être écrit correctement, et les totaux et les compteurs du fichier doivent concorder au cent près avec les paiements qu’il contient. Enfin, les dates et les formats de compte : la date de paiement doit se situer dans la fenêtre permise par votre banque, et les numéros d’institution, de transit et de compte de chaque fournisseur doivent être valides et complets. Chacun de ces points est facile à rater à la main, et chacun suffit à lui seul à faire rejeter le fichier.

Zefty vérifie le fichier avant qu’il existe, pas après le rejet par la banque. Les factures dont le fournisseur n’a pas de numéro d’institution, de transit ou de compte sont bloquées avant même d’entrer dans un fichier. Les montants proviennent directement des factures dans Zoho Books, rien n’est ressaisi, et les totaux sont calculés à partir des paiements réellement présents dans le fichier, de sorte qu’ils concordent toujours. Vos renseignements d’émetteur sont appliqués de la même façon à chaque fichier, et la date de paiement que vous choisissez est écrite comme votre banque l’attend. S’il manque quelque chose, vous le voyez à l’écran pendant qu’il est encore temps de corriger.

Zefty bâtit chaque fichier à partir des factures dans Zoho Books et des renseignements bancaires que vous avez saisis une fois, à la configuration. La numérotation et les totaux sont pris en charge pour vous : votre banque ne voit jamais un fichier en double ni un total qui ne concorde pas. Les factures dont les coordonnées bancaires du fournisseur sont incomplètes sont bloquées avant qu’un fichier existe. Le mode test vous permet de produire un fichier marqué comme test pour valider votre configuration avec votre banque avant tout paiement réel, sans rien inscrire dans Zoho Books. Le résultat est le même pour les neuf banques prises en charge : un fichier nommé et formaté comme le portail de votre banque l’attend, prêt à téléverser tel quel.

La conformité ne s’arrête pas à l’acceptation du fichier par la banque. Zefty conserve chaque fichier que vous générez, avec son numéro, son total, sa date de création et sa date de paiement, et vous pouvez le retélécharger à tout moment. Chaque fichier est accompagné d’un rapport lisible qui présente chaque paiement en langage clair, pour qu’un vérificateur, un représentant de la banque ou un collègue puisse confirmer ce qui a été transmis sans décoder le fichier brut. Dans Zoho Books, chaque facture réglée par un fichier réel porte son paiement fournisseur, et votre historique des paiements dans Zefty y renvoie. De n’importe quel paiement du fichier, vous remontez à la facture, à l’écriture comptable et à la personne qui l’a généré.