Le vocabulaire des paiements TEF canadiens, expliqué

A

ACH

Automated Clearing House, le réseau et le format de fichier utilisés pour les paiements électroniques en lot aux États-Unis. Le Canada n'utilise pas l'ACH : les banques canadiennes échangent les paiements par l'entremise de Paiements Canada et acceptent des fichiers conformes à la norme ACP 005. C'est pourquoi Zefty produit des fichiers TEF 1464 et non des fichiers ACH.

ACP 005

La norme 005 de Paiements Canada, le règlement qui définit la structure et la validation des fichiers de TEF par lot au Canada. Un fichier conforme à la norme ACP 005 est ce que les banques canadiennes appellent un fichier TEF 1464. Zefty bâtit chaque fichier selon cette norme.

C

Centre de données (Zoho .com / .ca)

La région où votre organisation Zoho Books est hébergée, soit zoho.com, soit zohocloud.ca. Zefty fonctionne avec les deux régions Zoho ; vous choisissez la vôtre à la configuration.

Champ personnalisé

Un champ que vous ajoutez aux contacts fournisseurs dans Zoho Books pour y conserver des données supplémentaires. Si votre équipe enregistre les coordonnées bancaires des fournisseurs dans des champs personnalisés plutôt que dans le compte bancaire du fournisseur, Zefty peut les y lire. Vous indiquez à Zefty quels champs utiliser une fois, à la configuration.

D

Date de paiement

La date que vous choisissez au moment de générer un fichier de paiement, pour que votre banque sache quand libérer les fonds. Elle devient aussi la date des paiements fournisseurs inscrits dans Zoho Books et figure dans votre historique des paiements pour chaque fichier.

Dépôt direct

Le nom courant d'un crédit envoyé électroniquement au compte bancaire de quelqu'un. Payer un fournisseur par TEF, c'est lui faire un dépôt direct : les fonds quittent votre compte et arrivent dans le sien sans chèque. Chaque paiement d'un fichier Zefty est un dépôt direct.

E

Émetteur

L'entreprise qui envoie les paiements : vous. Votre banque vous identifie comme émetteur par l'ID d'émetteur qu'elle vous a attribué et par le nom d'entreprise qu'elle a au dossier, et c'est ce nom que vos fournisseurs voient sur le dépôt. Zefty demande les deux une fois et les applique à chaque fichier.

F

Facture

Une facture fournisseur enregistrée dans Zoho Books que votre entreprise doit payer. Zefty affiche vos factures impayées avec leur fournisseur, leur date d'échéance et leur solde, vous permet de les sélectionner pour paiement, en totalité ou en partie, et inscrit le paiement dans Zoho Books une fois le fichier généré.

Fournisseur

Un fournisseur que vous payez, enregistré comme contact dans Zoho Books. Zefty importe les fournisseurs avec leurs coordonnées bancaires, indique lesquels sont prêts à être payés et bloque les factures de tout fournisseur aux coordonnées incomplètes avant qu'un fichier existe.

I

ID d'émetteur bancaire (numéro d'émetteur)

L'identifiant que votre banque attribue à votre entreprise lorsqu'elle active l'émission de TEF. Les banques l'appellent aussi numéro d'émetteur, numéro de client ou numéro d'entreprise. Zefty le demande une fois, avec votre nom d'entreprise tel qu'enregistré auprès de la banque, et l'applique à chaque fichier.

Inscription automatique dans Zoho Books

L'inscription automatique des paiements dans Zoho Books par Zefty. Dès qu'un fichier réel est généré, chaque facture qu'il contient est marquée payée avec un paiement fournisseur du montant inscrit dans le fichier, y compris les montants partiels. Rien n'est saisi deux fois et rien n'est oublié.

L

Lot de paiements

Un ensemble de factures sélectionnées, générées en un seul fichier et téléversées ensemble à votre banque. Dans Zefty, un lot de paiements prend quelques minutes, qu'il compte cinq factures ou cinquante : sélectionnez les factures, choisissez une date de paiement, téléchargez le fichier, puis téléversez-le et approuvez-le dans votre portail bancaire.

M

Mode test

Un réglage qui marque chaque fichier généré comme fichier test et n'inscrit rien dans Zoho Books. Utilisez-le pour valider vos renseignements d'émetteur et votre configuration bancaire auprès de votre banque avant le premier lot réel, puis désactivez-le. Les fichiers test restent dans votre historique des paiements comme les autres.

Multi-organisation

La gestion de plusieurs entreprises à partir d'une seule connexion Zefty, offerte avec les forfaits Équipe et Premium. Chaque organisation a sa propre connexion Zoho Books, ses coordonnées bancaires, ses utilisateurs et son abonnement, et vous passez de l'une à l'autre depuis votre menu d'organisation.

N

Numéro d'institution

Le code à trois chiffres qui identifie une institution financière canadienne : 001 BMO, 002 Banque Scotia, 003 RBC, 004 TD, 006 Banque Nationale, 010 CIBC, 016 HSBC Canada, 039 Banque Laurentienne, 815 Desjardins. Zefty applique le vôtre d'après la banque que vous sélectionnez et lit celui de chaque fournisseur dans Zoho Books.

Numéro de compte

Le numéro d'un compte bancaire précis dans une succursale. Zefty a besoin du vôtre, saisi une fois à la configuration, et de celui de chaque fournisseur, lu dans Zoho Books, pour que chaque paiement atteigne le bon compte sans rien ressaisir.

Numéro de création de fichier

Le numéro séquentiel qui permet à votre banque de distinguer un fichier du suivant. Un numéro qu'elle a déjà reçu est traité comme un doublon et rejeté. Zefty numérote chaque fichier pour vous, y compris lorsque vous passez à Zefty depuis un autre système.

Numéro de transit

Le code à cinq chiffres qui identifie une succursale précise d'une institution financière canadienne. Avec le numéro d'institution et le numéro de compte, il forme l'information d'acheminement d'un paiement. Zefty a besoin du vôtre, saisi à la configuration, et de celui de chaque fournisseur, lu dans Zoho Books.

O

OAuth

La méthode standard qui permet à une application de travailler avec votre compte sans que vous lui remettiez votre mot de passe. Vous autorisez la connexion depuis votre compte Zoho en quelques clics, Zefty ne voit ni ne conserve jamais votre mot de passe Zoho, et vous pouvez révoquer l'accès depuis votre compte Zoho à tout moment.

P

Paiement fournisseur

L'enregistrement que Zoho Books utilise pour marquer une facture comme payée. Après la génération d'un fichier réel, Zefty crée un paiement fournisseur par facture, daté de la date de paiement et du montant payé, pour que vos livres soient à jour sans aucune ressaisie. Votre historique des paiements dans Zefty renvoie à chacun.

Paiement partiel

Le paiement d'une partie du solde d'une facture dans un lot de paiements. Entrez le montant à payer sur la facture ; le fichier porte ce montant, le paiement inscrit dans Zoho Books y correspond, et le solde restant demeure ouvert sur la facture pour un lot ultérieur.

Paiements Canada

L'organisme qui possède et exploite les systèmes nationaux de compensation et de règlement des paiements au Canada et qui publie les normes suivies par les banques, dont la norme 005 pour les fichiers TEF. Votre banque soumet les paiements de votre fichier à ces systèmes ; le rôle de Zefty est de produire un fichier conforme à la norme.

R

Rapport de vérification

Le rapport lisible que Zefty produit pour chaque fichier de paiement. Il présente chaque paiement avec son montant, sa date, son bénéficiaire et son compte en langage clair, pour que vous puissiez vérifier ce qui a été envoyé à la banque, répondre à un vérificateur ou examiner un fichier avant de le téléverser.

Rapport PDF

Voir Rapport de vérification. Offert à côté de chaque fichier que vous générez, le rapport PDF est la version lisible du fichier de paiement : il montre chaque paiement et ses détails en langage clair. Téléchargez-le avec le fichier pour examiner un lot avant le téléversement, ou conservez-le avec vos dossiers de fin de mois.

S

Synchronisation

La tâche qui copie les fournisseurs et les factures impayées de Zoho Books vers Zefty. Elle s'exécute chaque nuit et sur demande, pour que vos factures et les coordonnées bancaires de vos fournisseurs soient à jour au début d'un lot de paiements. La progression s'affiche sur votre tableau de bord.

T

TEF

Transfert électronique de fonds, le terme général pour le déplacement électronique d'argent entre comptes bancaires. Au Canada, les entreprises envoient des lots de crédits TEF à leur banque dans un fichier conforme à la norme ACP 005, et la banque achemine chaque paiement à l'institution du bénéficiaire par l'entremise de Paiements Canada.

TEF 1464

Le format de fichier défini par la norme ACP 005 que les banques canadiennes acceptent pour les paiements fournisseurs par lot. C'est ce que votre banque entend par fichier TEF, fichier TAF ou fichier 1464. Zefty génère des fichiers TEF 1464 pour neuf banques canadiennes et inscrit chaque paiement dans Zoho Books.

U

Utilisateur supplémentaire

Un siège d'utilisateur ajouté au-delà de celui inclus dans votre abonnement. Avec le forfait Équipe, chaque utilisateur supplémentaire coûte 14 $ par mois, et vous pouvez ajouter ou retirer des utilisateurs à tout moment. Le forfait Premium inclut un nombre illimité d'utilisateurs.

V

Vue personnalisée

Un filtre enregistré sur vos factures dans Zoho Books, par exemple les factures approuvées seulement. Pointez Zefty vers cette vue et seules les factures qui y figurent peuvent être payées, ce qui vous permet de garder une étape d'approbation dans Zoho Books avant tout envoi à la banque.

Z

Zoho Books

La plateforme comptable infonuagique de Zoho dans laquelle vous enregistrez vos fournisseurs et vos factures. Zefty s'y connecte avec votre autorisation, lit vos factures, vos fournisseurs et leurs coordonnées bancaires, et y inscrit les paiements fournisseurs pour que vos livres restent à jour.