Pour les OBNL et les organismes de bienfaisance
Paiements TEF aux fournisseurs pour les organismes sans but lucratif
La surveillance du conseil d'administration, les rapports aux bailleurs de fonds et une petite équipe qui change d'une année à l'autre. Zefty permet à votre teneur de livres de générer un fichier TEF 1464 conforme à partir des factures approuvées dans Zoho Books, laisse l'approbation dans votre portail bancaire et produit la trace documentaire que votre conseil et vos bailleurs attendent.
Ce qui distingue les comptes fournisseurs d'un OBNL
La surveillance du conseil
Les administrateurs sont personnellement responsables et veulent voir ce qui a été payé, à qui et sur quelle approbation. Des paiements saisis dans un portail bancaire laissent peu de choses pour le dossier du conseil.
Les rapports aux bailleurs de fonds
Les bailleurs demandent la preuve que les dépenses de programme ont été payées comme déclaré. Rapprocher une confirmation bancaire d'une facture des mois plus tard est lent ; un rapport produit au moment du paiement ne l'est pas.
Bénévoles et roulement
Le trésorier est bénévole, le teneur de livres est à temps partiel et les deux rôles changent. Un processus de paiement qui vit dans le chiffrier d'une seule personne ne survit pas à la passation.
Peu de temps administratif
Chaque heure passée à formater des fichiers de paiement ou à ressaisir des paiements dans Zoho Books est une heure de moins pour la mission. Le processus doit être court et répétable.
Un lot de paiements avec une surveillance adéquate
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L'approbation se fait dans Zoho Books
La direction générale ou le trésorier approuve les factures dans Zoho Books, par exemple en les plaçant dans une vue nommée « Approuvées par la DG ». Zefty ne paie qu'à partir de cette vue ; rien de non approuvé ne peut être sélectionné.
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Le teneur de livres génère le fichier
Le teneur de livres sélectionne les factures approuvées, choisit la date de paiement et génère le fichier TEF 1464 pour votre banque. Les fournisseurs sans coordonnées bancaires sont bloqués automatiquement.
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Les signataires autorisés approuvent dans le portail bancaire
Le fichier est téléversé dans votre portail bancaire, où votre règle de double signature ou vos limites s'appliquent exactement comme avant. Zefty ne déplace jamais de fonds lui-même.
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Le rapport entre dans le dossier du conseil
Téléchargez le rapport lisible, qui présente chaque paiement du fichier, et joignez-le au rapport financier. Zoho Books montre déjà chaque facture comme payée.
Des fonctions sur lesquelles les OBNL comptent
Un rapport lisible pour chaque fichier
Chaque fichier est accompagné d'un rapport PDF de son contenu : montants, dates, noms de fournisseurs et comptes. C'est le document que votre trésorier, votre vérificateur et vos bailleurs peuvent tous lire.
Un historique qui survit au roulement
Les fichiers, les factures payées et leurs liens vers Zoho Books restent dans l'organisation, pas dans la boîte de courriel de quelqu'un. Un nouveau teneur de livres voit le dossier complet dès le premier jour.
Des utilisateurs nommés
Ajoutez le trésorier et le teneur de livres comme utilisateurs distincts pour que les actions soient attribuables. Départ inclut un utilisateur ; Équipe ajoute des sièges à 14 $ par utilisateur supplémentaire par mois.
Données fournisseurs chiffrées, 2FA facultative
Les coordonnées bancaires des fournisseurs sont chiffrées au repos, l'accès à Zoho Books est autorisé depuis votre compte Zoho sans mot de passe stocké, et chaque utilisateur peut activer l'authentification à deux facteurs.
OBNL et Zefty : questions fréquentes
Oui, en gardant l'approbation dans Zoho Books. Le trésorier place les factures dans une vue approuvée, Zefty ne paie qu'à partir de cette vue, et le teneur de livres génère le fichier. La libération finale se fait toujours dans votre portail bancaire selon vos signataires autorisés, et le trésorier garde le contrôle sans toucher à Zefty.
Tout bénéficiaire inscrit comme fournisseur dans Zoho Books avec une facture et des coordonnées bancaires complètes peut être payé par fichier TEF. Les bénéficiaires de subventions, les honoraires et les contractuels sont traités comme les fournisseurs. Confirmez avec votre comptable comment ces paiements doivent être comptabilisés et déclarés dans vos livres.
Le forfait Départ est à 29 $ par mois en dollars canadiens et inclut un utilisateur et toutes les fonctions de base, y compris le rapport PDF. Le forfait Équipe, à 43 $ par mois, ajoute des utilisateurs à 14 $ par utilisateur supplémentaire par mois, ce qui convient aux organismes qui veulent des comptes distincts pour le trésorier et le teneur de livres. Taxes en sus.
Zefty est une entreprise canadienne avec un soutien en français et en anglais. Zefty fonctionne avec les deux régions Zoho (zoho.com et zohocloud.ca) ; vous choisissez la vôtre à la configuration. Demandez à votre administrateur Zoho quelle région votre organisation Zoho Books utilise.
Offrez à votre conseil un processus de paiement qu'il peut voir
Générez des fichiers TEF 1464 conformes à partir des factures approuvées dans Zoho Books et conservez le rapport PDF de chaque lot. Forfaits à partir de 29 $ par mois en dollars canadiens.