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Paiements TEF aux fournisseurs pour les firmes de services professionnels
Un lot mensuel de factures de contractuels, un associé qui doit approuver et une adjointe administrative qui fait la comptabilité le vendredi. Zefty transforme les factures approuvées dans Zoho Books en un seul fichier TEF 1464 pour votre banque et inscrit chaque paiement dans les livres.
Les comptes fournisseurs dans une firme qui vend du temps
Contractuels et pigistes sur des cycles mensuels
Les collaborateurs, spécialistes en sous-traitance et pigistes facturent chaque mois et s'attendent à être payés un jour fixe. Ils remarquent tout retard, et ils se parlent entre eux.
L'approbation d'un associé
Rien ne sort sans la signature d'un associé ou d'un directeur, mais les associés facturent et voyagent. L'approbation doit se faire là où ils sont déjà, dans Zoho Books ou le portail bancaire, pas dans un chiffrier.
Une équipe financière d'une seule personne
L'adjointe administrative ou un teneur de livres à temps partiel gère les comptes fournisseurs en plus de tout le reste. Formater des fichiers bancaires et saisir les paiements deux fois est la première chose qui glisse quand la semaine se charge.
Des heures facturables perdues en administration
Chaque heure qu'un associé ou un consultant passe à répondre à une question de paiement est une heure non facturée. Le dossier de paiement doit se trouver sans avoir à demander.
Le lot de fin de mois des contractuels
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Les factures des contractuels arrivent comme factures fournisseurs
Les factures des contractuels et des fournisseurs sont saisies dans Zoho Books comme d'habitude. Zefty les synchronise chaque nuit, avec les coordonnées bancaires de chaque fournisseur, et signale tout fournisseur dont les informations de compte manquent encore.
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L'associé approuve dans Zoho Books
Les factures approuvées par l'associé sont placées dans une vue comme « Approuvées pour paiement ». Zefty ne paie qu'à partir de cette vue ; seul ce qui a été validé peut être sélectionné.
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Générer le jour du paiement
L'adjointe administrative sélectionne les factures, confirme le total, choisit la date de paiement et télécharge le fichier pour votre banque. Des montants partiels peuvent être saisis lorsqu'une provision ou un litige s'applique.
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Téléverser, approuver, terminé
Le fichier est téléversé dans le portail bancaire et approuvé par l'associé signataire. Chaque facture est déjà inscrite comme payée dans Zoho Books, et le rapport est dans votre historique des paiements si quelqu'un le demande.
Des fonctions pour les équipes financières réduites
Synchronisation nocturne et sur demande
Les factures et les fournisseurs se synchronisent automatiquement chaque nuit, et sur demande quand il vous faut les données les plus récentes avant un lot. Votre tableau de bord indique la dernière synchronisation.
Approbation par vue
Pointez Zefty vers la vue Zoho Books qui contient les factures approuvées. L'approbation reste dans l'outil que les associés utilisent déjà, et rien hors de la vue ne peut être payé.
Inscription et historique
Les paiements sont inscrits dans Zoho Books dès la génération du fichier. Votre historique des paiements liste chaque facture payée avec un lien vers le paiement dans Zoho Books, pour quiconque demande « est-ce payé ? ».
Entités affiliées
Si la firme exploite une société de portefeuille, une société de gestion ou un deuxième bureau comme entités distinctes, chacune devient une organisation avec sa propre banque et sa connexion Zoho Books dans le forfait Équipe.
Firmes de services professionnels et Zefty : questions fréquentes
Le lot mensuel est le modèle le plus courant chez les firmes de services. La valeur tient à ce qu'un lot exige : extraire les factures, vérifier les coordonnées bancaires, produire un fichier que votre banque accepte et inscrire les paiements. Zefty réduit tout cela à quelques minutes pour 29 $ par mois en dollars canadiens, et le rapport répond à la plupart des questions de suivi.
L'approbation dans Zoho Books fonctionne depuis l'application mobile Zoho Books, et la libération finale dans la plupart des portails bancaires fonctionne depuis l'application de la banque ou un navigateur. Zefty lui-même fonctionne dans un navigateur sur tout appareil. Les deux points d'approbation, Zoho Books et la banque, sont là où les associés agissent habituellement.
Entrez le montant à payer sur la facture avant de générer le fichier. Le fichier de paiement et le paiement dans Zoho Books utilisent tous deux ce montant, et le solde restant demeure ouvert sur la facture jusqu'à ce que vous le payiez dans un lot ultérieur.
Retirez son utilisateur ; le siège est libéré et son accès prend fin. Les fichiers, les rapports, l'historique et la connexion Zoho Books appartiennent à l'organisation, pas à la personne, de sorte que la relève reprend avec le dossier complet. Les paramètres bancaires et Zoho Books restent en place.
Payez vos contractuels le jour promis
Connectez Zoho Books, choisissez votre banque et transformez le lot de fin de mois en un seul fichier et une seule approbation. Forfaits à partir de 29 $ par mois en dollars canadiens.