Le premier fichier TEF que vous envoyez à une banque est celui qui vous inquiète. L'ID d'émetteur est-il bon ? La banque acceptera-t-elle le format ? Le numéro de transit du fournisseur est-il passé correctement ? Vous voulez le savoir avant qu'un vrai paiement parte et avant que quoi que ce soit soit inscrit dans vos livres. C'est à cela que sert le mode test de Zefty. Il produit un véritable fichier TEF 1464, marqué comme test, et laisse Zoho Books intact. Ce guide explique précisément ce que le mode test change et propose une liste de contrôle pour valider votre premier fichier.
Ce que le mode test change, et ce qu'il ne change pas
Le mode test est un simple interrupteur dans Configuration de Zoho, section Paramètres du fichier TEF 1464. Quand il est activé, un badge Mode test activé apparaît sur l'écran Factures pour que personne dans l'équipe ne confonde un essai avec un cycle réel.
| Comportement | Mode test activé | Mode test désactivé |
|---|---|---|
| Fichier TEF 1464 généré | Oui, structure A/C/Z complète | Oui |
| Fichier marqué comme test | Oui | Non |
| Paiement fournisseur inscrit dans Zoho Books | Non | Oui, un par fournisseur |
| Factures marquées comme exportées | Non | Oui |
| Exportation conservée dans l'écran Rapport | Oui | Oui |
| Rapport PDF de vérification disponible | Oui | Oui |
| Numéro de fichier consommé | Oui | Oui |
Le point essentiel : le fichier lui-même est réel. Mêmes enregistrements, mêmes positions de champs, mêmes totaux. Seuls les effets en aval sont désactivés. Les factures sélectionnées restent impayées dans Zefty comme dans Zoho Books, ce qui vous permet de relancer la même sélection en production une fois satisfait.
Pour les banques qui attendent un marqueur de test explicite dans l'en-tête du fichier, comme RBC, Zefty l'inscrit. Votre banque peut alors traiter le fichier comme une validation, et non comme un ordre de paiement.
Avant de générer quoi que ce soit
Assurez-vous que la configuration est complète. Un fichier test n'est utile que s'il reflète la configuration réelle.
- Configuration bancaire terminée. Banque choisie, nom d'entreprise (30 caractères maximum), ID d'émetteur bancaire de 10 caractères, numéros de transit, d'institution et de compte saisis.
- Zoho Books connecté. La première synchronisation est terminée, et les fournisseurs et factures sont visibles.
- Coordonnées bancaires des fournisseurs présentes. Au moins quelques factures affichent des numéros de compte, de transit et d'institution et ne sont pas en rouge. Les lignes rouges sont bloquées à l'exportation, même en mode test.
- Compte payé depuis choisi. Il n'est pas utilisé en mode test, mais vous en aurez besoin dès le passage en production; réglez-le dès maintenant.
- Mode test activé. Confirmez la présence du badge sur l'écran Factures.
Liste de contrôle pour un premier fichier
Suivez ces étapes dans l'ordre. Chacune attrape une catégorie d'erreur différente.
1. Choisir une petite sélection représentative
Sélectionnez deux ou trois factures de fournisseurs différents, idéalement en incluant un fournisseur dont le nom comporte un accent ou une esperluette, et une facture pour laquelle vous saisissez un montant partiel. Les petits fichiers sont plus faciles à lire; des fournisseurs variés mettent à l'épreuve le nettoyage des noms et le regroupement par fournisseur.
2. Générer le fichier avec une date de paiement sensée
Cliquez sur Générer le fichier de paiement et acceptez la date du jour, ou choisissez une date quelques jours plus tard. Ne choisissez pas une date passée : les banques la rejettent même pour un envoi test.
3. Télécharger le fichier et le rapport PDF
Dans l'écran Rapport, la nouvelle exportation affiche son numéro de fichier, son type, son total et sa date de création. Téléchargez le fichier TEF et le rapport PDF. Le PDF détaille chaque enregistrement champ par champ : pour l'enregistrement A, votre ID d'émetteur, le numéro de création et la date; pour chaque enregistrement C, le nom du fournisseur tel qu'écrit dans le fichier, les numéros d'institution, de transit et de compte et le montant; pour l'enregistrement Z, le nombre et le total.
4. Vérifier cinq éléments dans le PDF
- L'ID d'émetteur correspond exactement à votre entente TEF avec la banque.
- Chaque numéro d'institution compte 3 chiffres et chaque numéro de transit, 5.
- Les noms de fournisseurs ne contiennent que des lettres, des chiffres et des tirets.
- Le montant partiel saisi figure dans le bon enregistrement de crédit, et le fournisseur à plusieurs factures présente un seul crédit additionné.
- Le total de l'enregistrement Z est égal au Total sélectionné affiché sur l'écran Factures.
5. Soumettre le fichier test à votre banque
La plupart des banques canadiennes offrent un moyen de valider un fichier sans l'exécuter, soit un téléversement de test distinct, soit une étape de validation dans le même portail. Demandez à votre représentant bancaire ce qui s'applique. Téléversez le fichier, conservez la confirmation ou le message d'erreur, et notez le numéro de fichier.
6. Lire la réponse de la banque
Si la banque accepte le fichier, le format est réglé. Si elle le rejette, le message pointera généralement vers l'une de quelques causes : ID d'émetteur, émission de TEF non activée, longueur des champs, caractères dans les noms ou nom du fichier. Notre article sur les raisons des rejets bancaires les passe toutes en revue.
Passer en production
Une fois le fichier validé par la banque :
- Retournez dans Paramètres du fichier TEF 1464 et désactivez le Mode test. Le badge disparaît de l'écran Factures.
- Vérifiez le Dernier numéro de fichier. Chaque fichier généré, tests compris, consomme un numéro; le compteur a donc avancé. Si votre banque attend une séquence précise, ajustez la valeur ici avant votre premier cycle réel.
- Confirmez le Compte payé depuis dans les Paramètres Zoho Books. C'est le compte contre lequel le paiement fournisseur sera inscrit.
- Relancez la même sélection. Cette fois, Zefty inscrit un paiement fournisseur par fournisseur dans Zoho Books avec le mode de paiement « Zefty EFT 1464 », marque les factures comme exportées, et l'écran Historique affiche les ID de paiement Zoho.
Quand réutiliser le mode test plus tard
Le mode test ne sert pas qu'au démarrage. Activez-le quand vous :
- changez de banque ou de compte bancaire;
- ajoutez une deuxième organisation dans Zefty et voulez valider sa configuration;
- déplacez les coordonnées bancaires des fournisseurs des comptes bancaires de Zoho Books vers des champs personnalisés, ou l'inverse;
- formez un nouveau membre de l'équipe au cycle de paiement sans risque.
Comme les fichiers test sont conservés dans l'écran Rapport comme toute autre exportation, vous gardez une trace de chaque validation effectuée.
À retenir
- Le mode test produit un fichier TEF 1464 complet, marqué comme test. Rien n'est inscrit dans Zoho Books et les factures restent impayées.
- Le badge Mode test activé sur l'écran Factures rend l'état évident pour toute l'équipe.
- Utilisez le rapport PDF pour vérifier l'ID d'émetteur, la longueur des champs, les noms de fournisseurs, les montants partiels et les totaux avant le téléversement.
- Demandez à votre banque comment soumettre un fichier de validation, et conservez sa confirmation.
- Les fichiers test consomment des numéros de fichier; revoyez le Dernier numéro de fichier avant le passage en production.
Si vous souhaitez un deuxième regard sur votre premier fichier, notre équipe de soutien canadienne peut examiner le rapport PDF avec vous, en français ou en anglais. Joignez-nous par la page de soutien.