Un cycle de paiement se résume rarement à « tout payer au complet ». La trésorerie dicte de payer la moitié de la grosse facture maintenant et le reste le mois prochain. Un fournisseur a quatre petites factures qui devraient partir en un seul dépôt. Trente fournisseurs sont à payer et vous voulez un seul fichier, pas trente. Les paiements partiels et les lots de factures sont les deux fonctions qui transforment une liste de factures Zoho Books en un cycle de paiement conforme à ce que votre contrôleur a réellement décidé. Cet article explique leur fonctionnement dans Zefty, ce qui se retrouve dans le fichier TEF 1464 et ce qui est inscrit en retour dans Zoho Books.
Scénario : le cycle de paiement du jeudi
Prenons une semaine typique. Après la synchronisation du matin, l'écran Factures affiche 22 factures impayées provenant de 9 fournisseurs. Les décisions :
- Payer 6 fournisseurs au complet.
- Payer 5 000 $ à Northshore Supply sur une facture de 12 400 $; le reste après confirmation d'une livraison.
- Payer ensemble les quatre petites factures de Duval Électrique.
- Laisser 2 fournisseurs de côté jusqu'à la semaine prochaine.
Dans Zefty, cela représente quelques clics et un seul montant saisi. Voici ce qui se passe à chaque étape.
Étape 1 : sélectionner les factures
Cochez les factures à payer. Les lignes dont le fournisseur n'a pas de coordonnées bancaires apparaissent en rouge et ne peuvent pas être exportées : corrigez-les d'abord dans Zoho Books, resynchronisez, et elles redeviennent normales. À mesure que vous cochez, le Total sélectionné en haut du tableau se met à jour en direct, ce qui vous permet de suivre le cycle par rapport aux liquidités que vous voulez libérer.
Étape 2 : saisir les montants partiels au besoin
Chaque ligne comporte une colonne Paiement partiel. C'est un champ texte modifiable directement dans le tableau. Pour la facture de Northshore Supply, tapez 5000.00. Laissez toutes les autres lignes vides.
La règle est simple : si le champ Paiement partiel contient une valeur, c'est cette valeur qui est payée; s'il est vide, c'est le solde complet de la facture. Le Total sélectionné suit la même règle et reflète maintenant 5 000 $ pour Northshore au lieu de 12 400 $.
Deux points à garder en tête :
- Saisissez les montants partiels juste avant de générer le fichier. Chaque synchronisation avec Zoho Books vide la colonne Paiement partiel et rafraîchit chaque solde depuis Zoho. C'est voulu : cela empêche qu'un montant périmé soit payé des semaines plus tard. Si une synchronisation a lieu entre votre saisie et l'exportation, saisissez le montant de nouveau.
- Un montant partiel doit être inférieur au solde. Zefty paie ce que vous tapez; prenez la colonne Solde comme référence.
Étape 3 : générer le fichier
Cliquez sur Générer le fichier de paiement, confirmez la Date de paiement (par défaut, la date du jour), et Zefty construit le fichier. Ce qu'il fait de votre sélection est la partie intéressante.
Ce qui se retrouve dans le fichier TEF 1464
Zefty regroupe les factures sélectionnées par fournisseur. Chaque fournisseur reçoit un seul enregistrement de crédit (un enregistrement C) dont le montant est la somme des factures sélectionnées pour ce fournisseur, en utilisant le montant partiel là où vous en avez saisi un et le solde ailleurs.
Pour le cycle du jeudi :
| Fournisseur | Factures sélectionnées | Montant de l'enregistrement de crédit |
|---|---|---|
| Northshore Supply | 1 facture, partiel de 5 000 $ | 5 000,00 $ |
| Duval Électrique | 4 factures, aucun partiel | Somme des 4 soldes |
| Six autres fournisseurs | 1 à 3 factures chacun | Somme de leurs soldes |
Le fichier contient donc 8 enregistrements de crédit, pas 20, et chaque fournisseur voit un seul dépôt sur son relevé. L'enregistrement Z porte le nombre de crédits et la valeur totale, tous deux calculés à partir de ces montants regroupés, de sorte que la vérification de cohérence de la banque passe.
Le numéro de fichier provient du Dernier numéro de fichier dans les Paramètres du fichier TEF 1464 et est incrémenté pour ce cycle, et le nom du bénéficiaire de chaque fournisseur est débarrassé des accents et des symboles avant d'être écrit.
Ce qui est inscrit en retour dans Zoho Books
Une fois le fichier généré (hors mode test), Zefty inscrit un paiement fournisseur par fournisseur dans Zoho Books, avec le mode de paiement « Zefty EFT 1464 », daté de la date de paiement choisie et tiré du compte payé depuis configuré dans les Paramètres Zoho Books.
À l'intérieur de ce paiement, le montant est appliqué facture par facture :
- Northshore Supply : un paiement de 5 000 $ appliqué à la facture de 12 400 $. Zoho Books marque la facture Partiellement payée avec un solde de 7 400 $.
- Duval Électrique : un paiement appliqué à quatre factures, chacune pour son solde complet. Les quatre passent à Payée.
L'ID de paiement renvoyé par Zoho Books est conservé avec chaque facture et affiché dans l'écran Historique de Zefty, si bien que chaque crédit du fichier peut être retracé jusqu'à une transaction Zoho Books.
La synchronisation suivante boucle la boucle
À la prochaine synchronisation, nocturne ou à la demande, Zefty récupère de nouveau les factures impayées. La facture Northshore revient avec son nouveau solde de 7 400 $, toujours listée parce que Zoho Books la déclare partiellement payée. Les quatre factures Duval sont payées et n'apparaissent plus. Rien à rapprocher à la main.
Modèles pratiques
Répartir une grosse facture sur plusieurs cycles. Saisissez le versement dans Paiement partiel à chaque fois. Chaque cycle crée son propre paiement fournisseur dans Zoho Books, et le solde diminue à chaque versement.
Regrouper les petites factures. Sélectionnez toutes les factures du fournisseur et laissez Paiement partiel vide. Un seul dépôt, plusieurs factures fermées.
Retenir une facture contestée sans bloquer les autres factures du fournisseur. Ne cochez tout simplement pas la facture contestée. Le regroupement ne s'applique qu'à ce que vous avez sélectionné.
Vérifier le cycle avant le téléversement. Ouvrez l'écran Rapport, téléchargez le rapport PDF de l'exportation et lisez les enregistrements C. Chacun indique le fournisseur, les coordonnées du compte et le montant, ce qui permet de confirmer le partiel de 5 000 $ et le regroupement Duval avant que le fichier parte à la banque.
À retenir
- La colonne Paiement partiel est modifiable par facture. Une valeur signifie « payer ce montant »; vide signifie « payer le solde ».
- Chaque synchronisation vide les montants partiels et rafraîchit les soldes : saisissez les partiels juste avant de générer le fichier.
- Zefty regroupe les factures sélectionnées par fournisseur : un enregistrement de crédit par fournisseur, montants additionnés.
- Un paiement fournisseur par fournisseur est inscrit dans Zoho Books, appliqué facture par facture, avec l'ID de paiement Zoho conservé dans l'Historique.
- Les factures partiellement payées reviennent à la synchronisation suivante avec le solde réduit.
Pour voir l'ensemble du flux, de la synchronisation au téléversement à la banque, y compris la place des paiements partiels, consultez comment fonctionne Zefty.