Vous téléversez le fichier de paiement, vous attendez quelques minutes, et le portail de la banque vous répond par un rejet. Les fournisseurs ne sont pas payés et le message d'erreur explique rarement pourquoi. Quand une banque rejette un fichier TEF, la cause figure presque toujours dans une courte liste de problèmes de format ou de configuration. Ce guide passe en revue les huit causes que nous rencontrons le plus souvent avec les fichiers de la norme ACP 005, ce que la banque voit dans chaque cas et comment l'éviter.
D'abord, comprendre ce que la banque vérifie
Un fichier TEF 1464 canadien est un fichier texte composé d'enregistrements à largeur fixe de 1 464 caractères exactement. Il commence par un enregistrement A (l'en-tête), se poursuit avec un ou plusieurs enregistrements C (les crédits : qui est payé, combien, dans quel compte) et se termine par un enregistrement Z (le total de contrôle).
Au téléversement, la banque effectue trois familles de vérifications :
- Identité. Ce fichier provient-il d'un émetteur connu, autorisé à émettre des TEF ?
- Structure. Chaque enregistrement a-t-il la bonne longueur ? Les champs sont-ils à la bonne position ? Les dates et les montants sont-ils bien formatés ?
- Cohérence. Les totaux de l'enregistrement Z correspondent-ils aux détails ? Ce numéro de fichier a-t-il déjà été utilisé ?
La plupart des rejets découlent de l'une de ces trois familles. Voici les causes dans l'ordre où nous les rencontrons.
Les huit causes de rejet les plus fréquentes
| Cause | Ce que la banque voit | Solution |
|---|---|---|
| Mauvais ID d'émetteur | L'en-tête porte un identifiant inconnu | Copier l'ID de 10 caractères de votre entente TEF, sans espace ni tiret |
| Émission de TEF non activée | Client valide, mais sans autorisation d'émettre | Demander à votre représentant bancaire d'activer le service sur le compte |
| Longueur du transit ou de l'institution erronée | Transit qui n'a pas 5 chiffres, institution qui n'en a pas 3 | Corriger les coordonnées bancaires du fournisseur à la source, pas dans le fichier |
| Caractères invalides dans le nom du bénéficiaire | Accents, esperluettes ou symboles dans un champ de nom | Retirer tout ce qui sort de A–Z, 0–9 et de quelques signes de ponctuation |
| Numéro de création de fichier en double | Même numéro qu'un envoi précédent | Incrémenter le numéro à chaque fichier, tests compris |
| Dates dans le passé | Date de paiement antérieure à la date de création du fichier | Choisir une date de paiement égale ou postérieure au jour du téléversement |
| Montants qui ne concordent pas | Le total de l'enregistrement Z diffère de la somme des enregistrements C | Recalculer après chaque modification; ne jamais retoucher un fichier généré |
| Mauvais nom ou extension de fichier | Le portail refuse le téléversement ou l'achemine mal | Respecter la convention de nommage exacte de la banque, souvent une extension .TXT |
Le reste de l'article reprend chacune de ces causes.
1. Mauvais ID d'émetteur
Chaque fichier TEF identifie l'expéditeur dans l'enregistrement A par un ID d'émetteur de 10 caractères. Les banques lui donnent différents noms : numéro d'émetteur, numéro de compagnie ou numéro de client. Si la valeur inscrite dans l'en-tête ne correspond pas à l'identifiant attribué par la banque, le fichier est rejeté avant même que le reste soit lu.
Erreurs typiques : un zéro initial oublié, un espace ou un tiret laissé en place. Copiez-le exactement tel qu'il apparaît dans votre entente de service TEF.
2. L'émission de TEF n'est pas activée sur le compte
Vous pouvez avoir un compte d'entreprise, un ID d'émetteur valide et un fichier parfait, et quand même essuyer un rejet parce que la banque n'a pas activé l'émission de TEF sur ce compte. L'activation est une demande de service, parfois avec une entente signée. Confirmez avec votre représentant que le service est actif avant d'envoyer votre premier fichier.
3. Numéros de transit ou d'institution de mauvaise longueur
Un numéro de transit canadien compte 5 chiffres. Un numéro d'institution en compte 3 (par exemple 003 pour RBC, 004 pour TD, 815 pour Desjardins). Une erreur fréquente : une fiche fournisseur où l'institution a été saisie comme 3 au lieu de 003, ou un transit à 4 chiffres parce qu'un zéro initial a disparu. Dans un fichier à largeur fixe, un chiffre manquant décale tous les caractères qui suivent, et l'enregistrement C devient illisible.
Corrigez les données à la source. Si vous conservez les coordonnées bancaires de vos fournisseurs dans Zoho Books, corrigez-les là pour que tous les fichiers suivants soient justes.
4. Accents et caractères spéciaux dans les noms de bénéficiaires
Les fichiers ACP 005 utilisent un jeu de caractères restreint. Un fournisseur nommé « Bélanger & Fils » posera problème chez bien des banques : le é accentué et l'esperluette sont soit rejetés d'emblée, soit remplacés par un caractère que la banque n'accepte pas.
Zefty s'en occupe automatiquement. En construisant chaque enregistrement C, il retire du nom du bénéficiaire tout caractère qui n'est pas dans A–Z, 0–9 ou le tiret, de sorte que les accents et symboles n'atteignent jamais le fichier.
5. Numéro de création de fichier en double
L'enregistrement A porte un numéro de création de fichier. Les banques s'en servent pour détecter un fichier envoyé deux fois, ce qui est une vraie protection contre les paiements en double. Le revers : si vous réutilisez un numéro, même par accident, le fichier est traité comme un doublon et rejeté.
La solution est de ne jamais gérer ce numéro à la main. Zefty conserve le dernier numéro de fichier dans les Paramètres du fichier TEF 1464 et l'incrémente à chaque fichier généré.
6. Dates de paiement dans le passé
Chaque enregistrement de crédit comprend une date de paiement. Si cette date est antérieure à la date de création du fichier, la plupart des banques le rejettent. Cela arrive quand un fichier est généré le vendredi et téléversé le mardi suivant.
Générez le fichier au moment où vous êtes prêt à le téléverser, et choisissez la date de paiement de façon délibérée. Dans Zefty, l'action Générer le fichier de paiement demande une date de paiement, par défaut la date du jour, avant d'écrire quoi que ce soit.
7. Des totaux de contrôle qui ne concordent pas
L'enregistrement Z indique le nombre d'enregistrements de crédit et leur valeur totale. La banque recalcule les deux à partir des enregistrements C et compare. Si un fichier a été retouché après sa génération, si une ligne a été supprimée ou si un montant a été retapé, les totaux ne concordent plus et le fichier est refusé.
Ne modifiez jamais un fichier généré dans un éditeur de texte.
8. Mauvais nom ou extension de fichier
Chaque banque attend un modèle de nom précis. Certaines exigent une extension .TXT, d'autres dérivent le nom de votre ID d'émetteur, et d'autres encore rejettent tout ce qui ne correspond pas.
Zefty nomme le fichier selon la banque choisie lors de la configuration, pour que le nom corresponde à ce que le portail de cette banque attend.
Prévenir les rejets avant qu'ils surviennent
Quelques habitudes éliminent presque tout ce qui précède :
- Gardez les données bancaires des fournisseurs propres à la source. Zefty affiche en rouge toute facture dont le fournisseur n'a pas de coordonnées bancaires et la bloque à l'exportation tant que ce n'est pas corrigé.
- Utilisez le mode test pour votre premier fichier. Un fichier test est marqué comme tel, n'est jamais renvoyé dans Zoho Books, et permet à votre banque de valider le format avant qu'un vrai paiement ne parte.
- Consultez le rapport PDF. Chaque exportation dans Zefty s'accompagne d'une vérification champ par champ des enregistrements A, C et Z, pour contrôler l'ID d'émetteur, les dates et les totaux en langage clair avant le téléversement.
- Ne touchez pas au fichier après la génération. Si quelque chose cloche, corrigez-le dans Zoho Books ou dans Zefty et générez de nouveau.
À retenir
- Les rejets bancaires proviennent d'une courte liste de causes : identité, structure et cohérence.
- L'ID d'émetteur et l'activation de l'émission de TEF sont les premières choses à vérifier avec votre banque.
- Le numéro de transit compte 5 chiffres, le numéro d'institution en compte 3. Les zéros initiaux comptent.
- Les accents et symboles dans les noms de bénéficiaires doivent être retirés avant la construction du fichier.
- Les numéros de fichier ne doivent jamais se répéter; les dates de paiement ne doivent pas être dans le passé.
- Ne modifiez jamais un fichier généré à la main.
Si les rejets persistent après avoir vérifié cette liste, notre équipe de soutien canadienne peut vous aider à interpréter le message de la banque et à le relier à un champ précis. Consultez la page de soutien ou écrivez-nous à [email protected] avec le message de la banque et votre numéro de fichier.