La comptabilité multi-entités consiste à payer des fournisseurs pour plus d'une entité juridique, chacune avec ses propres livres et son propre compte bancaire. Une société de portefeuille avec trois filiales d'exploitation. Un cabinet de tenue de livres qui gère les comptes fournisseurs d'une douzaine de clients. Un organisme sans but lucratif avec une fondation à ses côtés. Dans Zoho Books, chacune de ces entités est une organisation distincte. Dans Zefty aussi, et cet article explique ce que cela signifie concrètement.
En résumé : une organisation Zefty égale une connexion Zoho Books, une configuration bancaire et un abonnement. Un utilisateur peut appartenir à autant d'organisations que nécessaire et passe de l'une à l'autre depuis le menu d'organisation. Rien n'est partagé entre les organisations, sauf les personnes.
Pourquoi chaque entité est une organisation distincte
Il serait tentant de faire passer toutes les entités par un seul compte et de simplement choisir un compte bancaire au moment du paiement. Zefty ne fonctionne pas ainsi, et c'est voulu. Trois éléments sont liés à l'entité et ne peuvent pas être mélangés sans risque :
- La connexion Zoho Books. Zoho Books est lui-même organisé par organisation, chacune avec son propre identifiant et sa propre autorisation API. Les identifiants API Zoho de Zefty sont saisis une seule fois à la création d'une organisation et ne peuvent pas être modifiés par la suite. L'écran de configuration le dit clairement : pour vous connecter à un autre compte Zoho Books, vous devez ajouter une nouvelle organisation.
- L'ID d'émetteur bancaire. Votre banque attribue un ID d'émetteur de 10 caractères à une entité juridique précise pour un compte précis. L'enregistrement A de chaque fichier TEF 1464 le contient. Un fichier avec les paiements de la filiale B sous l'ID d'émetteur de la filiale A est un fichier que la banque rejettera, ou pire, acceptera.
- La numérotation des fichiers. Chaque émetteur conserve sa propre séquence de numéros de création de fichier. Partager un compteur entre entités briserait la séquence attendue par la banque.
Séparer les entités n'est pas une limite à contourner; c'est ce qui rend la piste de vérification de chaque entité propre.
Ce qui est distinct pour chaque organisation
Lorsque vous créez une organisation dans Zefty, tout ce qui suit lui appartient, et à elle seule.
| Paramètre ou donnée | Portée |
|---|---|
| Centre de données Zoho Books (zoho.com ou zohocloud.ca), identifiant d'organisation, identifiant et secret client, autorisation OAuth | Par organisation |
| Banque, nom d'entreprise, ID d'émetteur, numéros de transit, d'institution et de compte | Par organisation |
| Dernier numéro de fichier TEF et mode test | Par organisation |
| Vue personnalisée Zoho Books active | Par organisation |
| Fournisseurs et factures synchronisés depuis Zoho Books | Par organisation |
| Exportations, rapports PDF et historique des paiements | Par organisation |
| Compte payé depuis et association des champs personnalisés | Par organisation |
| Abonnement et sièges d'utilisateurs supplémentaires | Par organisation |
| Utilisateurs | Partagés : un utilisateur peut appartenir à plusieurs organisations |
La synchronisation nocturne à 2 h et la commande Synchroniser avec Zoho s'exécutent aussi par organisation. Un problème de synchronisation dans une entité n'affecte pas les autres.
Ajouter une organisation : l'option Nouvelle organisation
Vous n'avez pas besoin d'un deuxième compte ni d'une deuxième adresse courriel. Dans Zefty, ouvrez le menu d'organisation (le sélecteur d'organisation) et choisissez Nouvelle organisation. Cela lance le même parcours de configuration que la première fois :
- Assistant d'organisation : nom légal, courriel, site Web, adresse, province et téléphone de la nouvelle entité.
- Stripe Checkout : un abonnement pour cette organisation, en dollars canadiens, avec calcul automatique des taxes.
- Configuration bancaire : la banque, le nom d'entreprise (30 caractères ou moins, tel qu'enregistré à la banque), l'ID d'émetteur, le numéro de transit, le numéro d'institution et le numéro de compte du compte de cette entité.
- Identifiants API Zoho : centre de données, identifiant d'organisation Zoho, identifiant client et secret client depuis la console API de Zoho, avec l'URL de redirection https://zefty.ca/authorize.
- Autorisation : accorder à Zefty l'accès aux factures, aux paiements fournisseurs, aux contacts et aux données bancaires de cette organisation Zoho Books.
- Première synchronisation : les fournisseurs, puis les factures, automatiquement.
Une fois la première synchronisation terminée, la nouvelle organisation apparaît dans le menu d'organisation à côté des autres. Le changement se fait en un clic, et les écrans Tableau de bord, Factures, Rapport, Historique et Fournisseurs passent tous à cette entité.
Un conseil pratique : le client API Zoho (identifiant et secret client) est créé dans la console API de Zoho sous un compte Zoho. Si chaque entité a son propre compte Zoho, créez le client dans le bon compte. Si un seul compte Zoho possède plusieurs organisations Zoho Books, vous pouvez réutiliser le même identifiant client et le même secret; seul l'identifiant d'organisation Zoho change.
Des utilisateurs qui appartiennent à plusieurs organisations
Les personnes sont la seule chose que Zefty partage délibérément. Un contrôleur qui supervise trois filiales a une seule connexion et trois organisations dans le menu. Un teneur de livres dans un cabinet a une seule connexion et une organisation par client.
Fonctionnement des adhésions :
- L'ajout d'un utilisateur se fait depuis l'écran Utilisateurs à l'intérieur d'une organisation. Si l'adresse courriel existe déjà dans Zefty, un message vous indique que l'utilisateur sera associé à cette organisation plutôt que créé une seconde fois.
- Les sièges sont comptés par organisation. Chaque abonnement inclut un utilisateur. Chaque utilisateur supplémentaire coûte 14 $ par utilisateur par mois, jusqu'à dix utilisateurs supplémentaires, et l'écran Utilisateurs indique combien de sièges il reste. L'ajout d'un utilisateur au-delà des sièges inclus vous en avise et met à jour l'abonnement Stripe de cette organisation.
- Le retrait d'un utilisateur d'une organisation le détache s'il appartient à d'autres; il conserve l'accès à ses autres organisations. Un utilisateur qui n'appartient qu'à cette organisation est supprimé définitivement. La boîte de confirmation précise quel cas s'applique avant que vous confirmiez.
Comme les sièges sont comptés par organisation, une personne qui travaille sur cinq entités occupe un siège dans chacune. Tenez-en compte en comparant les forfaits : le forfait Premium inclut un nombre illimité d'utilisateurs, ce qui change le calcul pour les cabinets plus grands.
Facturation : un abonnement par organisation
Chaque organisation a son propre abonnement Stripe, ses propres factures et son propre lien Facturation dans le menu utilisateur, qui ouvre le portail client Stripe de cette organisation. Le coût des opérations de paiement de chaque entité reste ainsi dans les livres de cette entité, ce que le comptable souhaite généralement.
La multi-organisation figure parmi les fonctionnalités du forfait Team (43 $ par mois par organisation) et des forfaits supérieurs. Le forfait Starter (29 $ par mois) est conçu pour une seule organisation avec un seul utilisateur. Les prix sont en dollars canadiens, taxes en sus. Il n'y a pas d'essai gratuit; il vaut donc la peine de déterminer quelles entités ont réellement besoin de paiements TEF avant de les créer.
Un exemple concret pour un cabinet comptable
Prenons un cabinet qui gère les comptes fournisseurs de huit clients, dont cinq paient leurs fournisseurs par TEF.
- Le cabinet crée cinq organisations, une par client qui paie par TEF. Les trois autres restent dans Zoho Books seulement.
- Chaque organisation utilise l'ID d'émetteur bancaire et le compte bancaire du client, pas ceux du cabinet. Les paiements partent au nom du client, depuis le compte du client.
- Les deux employés qui préparent les paiements sont ajoutés comme utilisateurs dans les cinq organisations. Chaque organisation compte l'utilisateur inclus plus un utilisateur supplémentaire.
- Le premier fichier de chaque client est généré en mode test et vérifié dans le rapport PDF avant de désactiver le mode test.
- À la fin du mois, les employés passent d'une organisation à l'autre depuis le menu, appliquent la liste de contrôle des paiements pour chaque client et classent chaque rapport PDF dans le dossier du client.
Le résultat : cinq pistes de vérification propres et distinctes, cinq factures Zefty distinctes que le cabinet peut refacturer ou absorber selon sa préférence, et aucun risque que les paiements d'un client se retrouvent dans le fichier d'un autre.
À retenir
- Une organisation Zefty = une connexion Zoho Books, une configuration bancaire, une séquence de numéros de fichier et un abonnement.
- Les identifiants API Zoho sont fixés à la création; un autre compte Zoho Books signifie toujours une nouvelle organisation.
- Ajoutez des entités depuis le menu d'organisation avec Nouvelle organisation; le parcours de configuration est le même que la première fois.
- Les utilisateurs sont partagés entre les organisations, mais les sièges sont comptés par organisation, à 14 $ par utilisateur supplémentaire par mois.
- La multi-organisation est une fonctionnalité du forfait Team; le forfait Premium ajoute un nombre illimité d'utilisateurs pour les cabinets plus grands.
Le choix entre Team et Premium se résume généralement au nombre de personnes qui ont besoin d'accès et au nombre d'entités. La page des tarifs présente les deux forfaits côte à côte pour que vous puissiez faire ce calcul avant de créer votre deuxième organisation.