Si votre banque vous a demandé un « fichier TEF 1464 », un « fichier ACP 005 » ou un « fichier de 1464 octets », vous venez de toucher à l'un des recoins les moins documentés des services bancaires aux entreprises au Canada. Le nom paraît technique. L'idée ne l'est pas. Un fichier TEF 1464 est un fichier texte qui indique à votre banque qui payer, combien, et à quelle date. Ce guide explique ce qu'est ce fichier, ce qu'il contient et ce dont vous avez besoin avant d'en envoyer un.
Le TEF 1464 en une phrase
Un fichier TEF 1464 est un fichier texte, structuré selon la norme 005 de Paiements Canada (souvent abrégée ACP 005), dans lequel chaque enregistrement compte exactement 1464 caractères, et qu'une entreprise téléverse à sa banque pour émettre des transferts électroniques de fonds.
« TEF » signifie transfert électronique de fonds. C'est le terme canadien pour les paiements par lots qui transitent par le système de compensation de Paiements Canada : dépôts directs, paiements aux fournisseurs et débits préautorisés. « 1464 » est tout simplement la longueur de chaque enregistrement. Les banques donnent au service leurs propres noms commerciaux, mais le format sous-jacent est la même norme, que vous fassiez affaire avec RBC, TD, BMO, la Banque Scotia, la CIBC, la Banque Nationale, Desjardins, HSBC Canada ou la Banque Laurentienne.
Pourquoi chaque enregistrement fait exactement 1464 caractères
La plupart des fichiers que vous échangez entre logiciels sont délimités : une virgule, une tabulation ou une ligne d'en-tête indique où une valeur se termine et où la suivante commence. Un fichier TEF 1464 est à largeur fixe. Il n'y a ni séparateur ni ligne d'en-tête. Chaque champ occupe une position précise, et le système de la banque lit les positions 11 à 20 comme l'ID d'émetteur parce que la norme le prévoit, et non parce qu'une étiquette le lui dit.
Cela entraîne trois conséquences pratiques :
- Les nombres sont alignés à droite et complétés par des zéros. Un montant de 1 250,00 $ s'écrit
0000125000: dix chiffres, en cents, sans virgule décimale. - Le texte est aligné à gauche et complété par des espaces. Un nom de bénéficiaire de 12 caractères occupe un champ de 30 caractères suivi de 18 espaces.
- Les dates utilisent un format julien à six chiffres,
0AAJJJ. Le 15 septembre 2026 devient026258(le 258e jour de 2026).
Le moindre écart, même une espace finale supprimée par un éditeur de texte, décale la position de tout ce qui suit et la banque rejette le fichier.
Les trois types d'enregistrements : A, C et Z
Un fichier de paiement se compose d'un petit nombre de types d'enregistrements, chacun identifié par son premier caractère.
| Enregistrement | Nom | Contenu |
|---|---|---|
| A | En-tête | L'ID d'émetteur de 10 caractères attribué par votre banque, un numéro de création de fichier à 4 chiffres, la date de création, le centre de données de destination et le code de devise (CAD). |
| C | Détail des crédits | Les paiements eux-mêmes. Chaque enregistrement C contient jusqu'à six segments de 240 caractères, et chaque segment correspond à un paiement : type d'opération, montant, date d'échéance, numéros d'institution et de transit du bénéficiaire, numéro de compte, nom du bénéficiaire et nom de votre entreprise. |
| Z | Fin de fichier | Les totaux de contrôle : le nombre et la valeur totale des crédits du fichier (et des débits, s'il y en a). La banque recalcule ces totaux et les compare. |
La norme 005 définit aussi des enregistrements D pour les débits (fichiers de débits préautorisés). Quand vous payez des fournisseurs, vous ne produisez que des enregistrements C : un fichier de paiement aux fournisseurs est donc toujours composé d'un A, d'un ou plusieurs C, puis d'un Z.
Les numéros bancaires à l'intérieur d'un segment C
Chaque segment de paiement identifie le compte du bénéficiaire à l'aide de trois numéros que vous reconnaîtrez au bas d'un chèque :
- Numéro d'institution : 3 chiffres identifiant l'institution financière (001 BMO, 002 Banque Scotia, 003 RBC, 004 TD, 006 Banque Nationale, 010 CIBC, 016 HSBC Canada, 039 Banque Laurentienne, 815 Desjardins).
- Numéro de transit : 5 chiffres identifiant la succursale.
- Numéro de compte : jusqu'à 12 chiffres.
Dans le fichier, les numéros d'institution et de transit sont réunis dans un seul champ de 9 chiffres précédé d'un zéro : 0 + institution + transit. Pour un compte RBC au transit 12345, le champ se lit 000312345. Notez l'ordre : sur un chèque, le transit est imprimé avant l'institution, mais dans le fichier, l'institution vient en premier. Les inverser est l'une des causes les plus fréquentes de rejet.
Ce dont vous avez besoin avant d'envoyer un fichier
- Une entente d'émission de TEF avec votre banque. C'est un service distinct des services bancaires en ligne. Une fois l'entente approuvée, la banque vous attribue votre ID d'émetteur bancaire, un identifiant de 10 caractères qui figure dans chaque enregistrement A, C et Z. Selon la banque, on l'appelle numéro d'émetteur, numéro d'entreprise ou numéro de client.
- Les coordonnées de votre propre compte. Institution, transit et numéro du compte d'où les paiements sont tirés, ainsi que le nom d'entreprise tel qu'enregistré à la banque (30 caractères au maximum dans le fichier).
- Les coordonnées bancaires de vos fournisseurs. Les trois mêmes numéros pour chaque fournisseur, généralement tirés d'un chèque annulé ou d'un formulaire de dépôt direct.
- Un moyen de produire le fichier. Certaines entreprises l'assemblent à la main dans un tableur et un éditeur de texte. D'autres utilisent un logiciel qui génère le fichier à partir de leur système comptable. Zefty, par exemple, lit les factures impayées dans Zoho Books et construit le fichier à partir de celles-ci.
- Un canal de téléversement. Le portail bancaire d'entreprise de votre banque, ou le service de transfert de fichiers prévu à votre entente.
Un exemple concret
Supposons que vous devez 1 250,00 $ à un fournisseur et que vous souhaitez le payer le 15 septembre 2026. Le fournisseur fait affaire avec RBC, transit 12345, compte 1234567. Dans un segment C, les champs principaux se liraient ainsi :
| Champ | Valeur dans le fichier |
|---|---|
| Montant (10 chiffres, en cents) | 0000125000 |
| Date d'échéance (0AAJJJ) | 026258 |
| Institution + transit (9 chiffres) | 000312345 |
| Compte du bénéficiaire (12 caractères) | 1234567 |
| Nom du bénéficiaire (30 caractères) | FOURNITURES ACME LTEE suivi d'espaces |
L'enregistrement A qui précède porte votre ID d'émetteur et un numéro de création de fichier qui doit être nouveau à chaque fichier. L'enregistrement Z qui suit déclare un crédit pour un total de 0000125000. Tout le reste est du remplissage, mais c'est ce remplissage qui donne à chaque enregistrement ses 1464 caractères.
Les erreurs que les banques voient le plus souvent
- Un numéro de création de fichier réutilisé. Le numéro à 4 chiffres doit changer à chaque fichier. Les banques rejettent les doublons pour vous éviter de payer un lot deux fois.
- Des enregistrements qui ne font pas 1464 caractères. Habituellement à cause d'un éditeur qui supprime les espaces de fin ou convertit les fins de ligne.
- Des virgules décimales ou des symboles de dollar dans les montants.
- Des numéros de transit et d'institution dans l'ordre du chèque plutôt que dans l'ordre du fichier.
- Des dates en format calendaire (
20260915) au lieu du format julien (026258). - Des numéros de compte de fournisseurs avec des espaces ou des tirets copiés tels quels d'un chèque.
La place de Zefty
Zefty existe pour que les équipes comptables n'aient jamais à penser aux positions de colonnes. L'application récupère les factures fournisseurs impayées dans Zoho Books, vous laisse sélectionner celles à payer (y compris en paiement partiel) et génère un fichier TEF 1464 conforme à la norme ACP 005, avec les enregistrements A, C et Z corrects. Chaque fichier est conservé avec son numéro, et un rapport PDF présente chaque champ de chaque enregistrement pour que vous puissiez le vérifier avant le téléversement. Une fois le fichier généré, Zefty inscrit un paiement fournisseur dans Zoho Books avec le mode de paiement « Zefty EFT 1464 ». Un mode test permet de produire des fichiers marqués comme tests sans rien écrire dans Zoho Books.
À retenir
- Un fichier TEF 1464 est un fichier texte à largeur fixe défini par la norme 005 de Paiements Canada; chaque enregistrement compte exactement 1464 caractères.
- Il contient un en-tête A, un ou plusieurs enregistrements de détail C (jusqu'à six paiements chacun) et une fin de fichier Z avec les totaux de contrôle.
- Les montants sont en cents sans virgule décimale; les dates utilisent le format julien
0AAJJJ. - Les bénéficiaires sont identifiés par l'institution (3 chiffres), le transit (5 chiffres) et le compte (jusqu'à 12 chiffres), inscrits dans le fichier dans l'ordre institution puis transit.
- Vous avez besoin d'une entente d'émission de TEF et d'un ID d'émetteur bancaire de 10 caractères avant d'envoyer un fichier.
Vous voulez voir le format champ par champ? Notre page sur la conformité détaille les enregistrements A, C et Z, et la page Comment ça fonctionne montre comment Zefty transforme vos factures approuvées dans Zoho Books en fichier prêt pour la banque en quelques clics.