Chaque paiement fournisseur, dépôt de paie et débit préautorisé qu'une entreprise canadienne envoie à sa banque dans un fichier par lots suit le même livre de règles : la norme 005 de Paiements Canada, encore largement appelée ACP 005. Cet article explique ce que la norme couvre, ce qu'elle laisse aux banques et ce qu'elle implique pour la personne responsable des comptes fournisseurs.
Qui rédige la norme, et pourquoi « ACP »
Paiements Canada exploite les systèmes nationaux de compensation et de règlement. Jusqu'en 2016, l'organisme s'appelait l'Association canadienne des paiements, d'où le « ACP » qui est resté dans l'usage. La norme 005 est sa spécification pour l'échange d'opérations de « transfert automatisé de fonds » (TAF) entre institutions financières : les crédits et les débits par lots qui passent par le Système automatisé de compensation et de règlement.
Seuls les adhérents directs (les grandes institutions financières) échangent des fichiers entre eux selon la norme. Votre entreprise n'est pas membre de Paiements Canada. Vous êtes un émetteur : vous remettez un fichier à votre banque, et votre banque est responsable de ce qu'elle transmet ensuite. C'est pourquoi chaque banque publie sa propre « spécification de fichier TEF » pour ses clients. Ces documents diffèrent par leur formulation et par quelques champs optionnels, mais la structure d'enregistrement qu'ils décrivent est celle de la norme 005, avec une longueur de 1464 caractères.
Ce que la norme 005 définit réellement
La norme est une spécification de format de données. Elle couvre :
- Les types d'enregistrements logiques et leur ordre : A (en-tête), C (détail des crédits), D (détail des débits) et Z (fin de fichier), plus des enregistrements de retours et de renversements que la plupart des émetteurs ne produisent jamais.
- Les positions, longueurs et types de données de chaque champ. Chaque enregistrement compte exactement 1464 caractères; les enregistrements de détail comprennent 24 caractères de contrôle suivis de six segments de 240 caractères au maximum.
- Les conventions de données : montants en cents sans virgule décimale, dates en
0AAJJJ, champs numériques complétés de zéros à gauche, champs alphanumériques complétés d'espaces à droite, texte en majuscules. - Les codes de type d'opération : un code à 3 chiffres dans chaque segment qui précise la nature du paiement (paie, paiement à un fournisseur, etc.).
- L'identification des parties : l'émetteur par un ID d'émetteur de 10 caractères, le bénéficiaire par ses numéros d'institution, de transit et de compte.
- Les totaux de contrôle de l'enregistrement Z, qui permettent au système récepteur de prouver que rien n'a été perdu ni dupliqué.
Elle ne définit pas la façon de livrer le fichier (téléversement sur le portail, transfert sécurisé), les heures limites, les frais ni la taille maximale du fichier. Ces éléments sont fixés par votre banque dans son entente avec vous.
L'enregistrement A, champ par champ
L'en-tête est l'enregistrement le plus simple et celui que le soutien technique examine en premier quand un fichier est rejeté. Son contenu utile occupe les 58 premières positions; le reste est du remplissage.
| Positions | Longueur | Champ | Notes |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 | Type d'enregistrement | Toujours A |
| 2–10 | 9 | Compteur d'enregistrements | 000000001 pour l'en-tête |
| 11–20 | 10 | ID d'émetteur | Attribué par votre banque; Zefty l'appelle ID d'émetteur bancaire |
| 21–24 | 4 | Numéro de création de fichier | Unique pour chaque fichier, par exemple 0001, 0002, ... |
| 25–30 | 6 | Date de création du fichier | Format julien 0AAJJJ |
| 31–35 | 5 | Centre de données de destination | Fourni par votre banque |
| 36–55 | 20 | Réservé | Zone de communication de la banque, normalement vide |
| 56–58 | 3 | Code de devise | CAD |
| 59–1464 | 1406 | Remplissage | Espaces |
À l'intérieur d'un enregistrement C
Un enregistrement C commence par les mêmes 24 caractères de contrôle que l'en-tête (type C, compteur, ID d'émetteur, numéro de création de fichier), suivis d'un maximum de six segments. Un segment correspond à un paiement. Ses champs, dans l'ordre, sont :
| Champ | Longueur | Contenu |
|---|---|---|
| Type d'opération | 3 | Code d'opération ACP du paiement |
| Montant | 10 | En cents, sans virgule décimale |
| Date d'échéance | 6 | 0AAJJJ |
| Identification institutionnelle | 9 | 0 + institution (3 chiffres) + transit (5 chiffres) |
| Numéro de compte du bénéficiaire | 12 | Aligné à gauche, complété d'espaces |
| Numéro de trace | 22 | Zéros; attribué par la banque |
| Type d'opération mémorisé | 3 | Normalement des zéros |
| Nom abrégé de l'émetteur | 15 | Votre nom d'entreprise, abrégé |
| Nom du bénéficiaire | 30 | Le nom du fournisseur |
| Nom complet de l'émetteur | 30 | Votre nom d'entreprise tel qu'enregistré à la banque |
| ID d'utilisateur de l'adhérent direct émetteur | 10 | Votre ID d'émetteur, de nouveau |
| Numéro de référence de l'émetteur | 19 | Texte libre : un numéro de facture |
| Identification institutionnelle pour les retours | 9 | Où acheminer les retours |
| Numéro de compte pour les retours | 12 | Votre compte, pour les retours |
| Renseignements divers de l'émetteur | 15 | Optionnel |
| Remplissage | 22 | Espaces |
| Code de règlement | 2 | Espaces |
| Identification de l'élément invalide | 11 | Zéros; rempli par la banque lors d'un retour |
Ces longueurs totalisent 240. Six segments font 1440 caractères; avec le préfixe de 24 caractères, l'enregistrement atteint 1464.
L'enregistrement Z : la somme de contrôle de la banque
La fin de fichier reprend le préfixe de contrôle, puis indique la valeur totale et le nombre d'opérations de débit (14 et 8 chiffres), ainsi que la valeur totale et le nombre d'opérations de crédit (14 et 8 chiffres). Pour un fichier de paiement aux fournisseurs, les totaux de débit sont à zéro. La banque additionne les segments reçus et compare. Un écart est un rejet ferme, car il signifie que le fichier a été modifié ou tronqué en cours de route.
Comment les banques valident un fichier ACP 005
La validation se fait généralement en trois couches, et les messages d'erreur que vous recevez indiquent laquelle a échoué.
- Vérifications structurelles. Chaque enregistrement compte-t-il 1464 caractères? Le fichier commence-t-il par A et se termine-t-il par Z? Le compteur d'enregistrements est-il séquentiel?
- Vérifications de contenu. L'ID d'émetteur est-il connu et actif? Le numéro de création de fichier est-il nouveau? Les dates se situent-elles dans la fenêtre permise par la banque? Les numéros d'institution et de transit existent-ils dans le fichier des institutions financières? Les montants sont-ils numériques?
- Vérifications d'affaires. L'enregistrement Z correspond-il au détail? Le total respecte-t-il votre limite autorisée? Le compte à débiter est-il celui de votre entente?
Un fichier qui franchit les trois couches est accepté pour traitement, normalement pour règlement à la date d'échéance indiquée dans chaque segment.
Ce que la conformité signifie pour les comptes fournisseurs
Pour un contrôleur, la « conformité ACP 005 » n'est pas un certificat que l'on obtient. C'est une propriété de chaque fichier envoyé. Trois habitudes vous gardent conformes :
- Ne modifiez jamais un fichier généré à la main.
- Gardez le contrôle du numéro de création de fichier. Un seul compteur par ID d'émetteur, incrémenté à chaque fichier, y compris les fichiers de test.
- Conservez une piste de vérification. Pour chaque fichier, gardez le fichier lui-même, la liste des factures payées, la date du téléversement et l'identité de la personne qui l'a approuvé. Zefty conserve chaque exportation avec son numéro de fichier et produit un rapport PDF qui énumère chaque champ de chaque enregistrement A, C et Z : la piste de vérification est constituée au moment même où le fichier est généré.
L'ACP 005 et Zefty
Zefty génère des fichiers TEF 1464 à partir des factures de Zoho Books, avec la structure décrite ci-dessus. L'ID d'émetteur, l'institution, le transit et le compte saisis lors de la configuration bancaire alimentent les enregistrements A et C; les numéros d'institution, de transit et de compte de chaque fournisseur, synchronisés depuis Zoho Books, alimentent les champs du bénéficiaire; le numéro de création de fichier est suivi automatiquement comme « dernier numéro de fichier » dans vos paramètres du fichier TEF 1464. Le mode test produit un fichier marqué comme test pour que vous puissiez valider le format avec votre banque avant de payer qui que ce soit.
À retenir
- L'ACP 005 est la norme 005 de Paiements Canada, la spécification des fichiers TEF par lots échangés par le Système automatisé de compensation et de règlement.
- Les banques publient leurs propres spécifications TEF, mais toutes appliquent la même structure d'enregistrement de 1464 caractères : en-tête A, détail C ou D, fin de fichier Z.
- Un enregistrement C contient jusqu'à six segments de paiement de 240 caractères, chacun identifiant le bénéficiaire par ses numéros d'institution, de transit et de compte.
- Les totaux de l'enregistrement Z servent de somme de contrôle; le numéro de création de fichier de l'enregistrement A doit être unique.
- La conformité est une propriété de chaque fichier. Automatiser la génération et conserver une piste de vérification par fichier est la façon pratique de rester conforme.
Vous préférez la même information sous forme de référence? Consultez notre page sur la conformité pour le tableau des enregistrements et les règles de validation, ou lisez Comment ça fonctionne pour voir comment Zefty construit un fichier conforme à partir de vos factures Zoho Books.