Chaque paiement TEF à un fournisseur canadien exige trois numéros : un numéro de transit à cinq chiffres, un numéro d'institution à trois chiffres et un numéro de compte d'au plus douze chiffres. Si ces numéros sont erronés ou absents, le paiement ne part pas. La question pratique, pour quiconque paie des fournisseurs depuis Zoho Books, est donc la suivante : où conserver les coordonnées bancaires des fournisseurs dans Zoho Books pour qu'elles soient exactes, à un seul endroit et lisibles par votre outil de paiement?
Il existe deux bonnes réponses, et Zefty prend en charge les deux. Par défaut, Zefty lit le compte bancaire enregistré dans la fiche de contact du fournisseur dans Zoho Books. Si votre organisation le préfère, vous pouvez plutôt associer trois champs personnalisés du contact, un pour chaque numéro : compte, transit et banque (institution). Ce guide explique la différence, quand choisir l'une ou l'autre option, et comment configurer chacune.
Ce dont Zefty a besoin pour chaque fournisseur
Quelle que soit la méthode de stockage, les données que Zefty recherche sont les mêmes.
| Valeur | Format | Où elle apparaît dans Zefty |
|---|---|---|
| Numéro de transit | 5 chiffres | Colonne « Transit » du tableau des factures, écran Fournisseurs |
| Numéro d'institution | 3 chiffres (p. ex. 003 pour RBC, 004 pour TD, 815 pour Desjardins) | Colonne « Institution » du tableau des factures |
| Numéro de compte | Jusqu'à 12 chiffres | Colonne « N° de compte » du tableau des factures, écran Fournisseurs |
Lorsque les trois valeurs sont présentes, le fournisseur est marqué Prêt à l'exportation et ses factures peuvent être sélectionnées pour un fichier de paiement. Lorsqu'il en manque une, l'écran Fournisseurs affiche l'indication Informations bancaires manquantes, et les lignes du fournisseur dans le tableau des factures apparaissent en rouge et ne peuvent pas être sélectionnées. La correction est toujours la même : corriger les données dans Zoho Books, puis synchroniser.
Zefty ne vous demande jamais de saisir les coordonnées bancaires des fournisseurs dans Zefty. Zoho Books demeure la source unique de vérité, et les valeurs que Zefty conserve après une synchronisation sont chiffrées au repos.
Option 1 : le compte bancaire du fournisseur dans Zoho Books (par défaut)
Zoho Books permet d'enregistrer les coordonnées bancaires directement dans la fiche de contact d'un fournisseur. C'est l'option que Zefty utilise sauf indication contraire : à chaque synchronisation, il lit les informations du compte bancaire du fournisseur dans le contact et remplit les valeurs de transit, d'institution et de compte.
Quand elle convient :
- Vous partez de zéro et n'avez créé aucun champ personnalisé.
- Votre équipe enregistre déjà les coordonnées bancaires dans la section compte bancaire du contact lors de l'intégration d'un fournisseur.
- Vous voulez le moins de configuration possible. Il n'y a rien à associer dans Zefty.
Points de vigilance :
- Saisissez les numéros en chiffres seulement. Les espaces, les tirets et les lettres sont la raison habituelle pour laquelle un fournisseur synchronisé apparaît encore comme ayant des informations manquantes.
- Limitez le numéro de compte à douze chiffres. Une chaîne plus longue ne peut pas entrer dans l'enregistrement TEF 1464.
- Si un fournisseur change de banque, mettez à jour le compte bancaire dans Zoho Books et lancez Synchroniser avec Zoho sur l'écran Fournisseurs. N'attendez pas la synchronisation nocturne si vous payez ce fournisseur aujourd'hui.
Option 2 : des champs personnalisés dans la fiche du fournisseur
Zoho Books permet aussi d'ajouter des champs personnalisés aux contacts. Certaines organisations conservent déjà les numéros bancaires de cette façon, souvent parce qu'elles ont commencé avec un chiffrier comportant des colonnes « Transit », « Institution » et « Compte » séparées, importées comme champs personnalisés. D'autres préfèrent les champs personnalisés parce que chaque numéro est une valeur distincte, clairement étiquetée, que le personnel ne peut pas confondre.
Zefty peut lire ces champs à la place du compte bancaire. Dans Configuration de Zoho, sous Paramètres Zoho Books, trois champs facultatifs sont offerts :
- Champ personnalisé (numéro de compte)
- Champ personnalisé (numéro de transit)
- Champ personnalisé (numéro de banque) — il s'agit du numéro d'institution à trois chiffres
Associez chacun au champ personnalisé correspondant dans Zoho Books, et Zefty utilisera ces valeurs à la prochaine synchronisation.
Quand elle convient :
- Vos données fournisseurs vivent déjà dans des champs personnalisés et vous ne voulez pas les ressaisir.
- Vous voulez trois valeurs distinctes et nommées explicitement plutôt qu'un seul enregistrement de compte bancaire.
- Vous utilisez des champs personnalisés pour d'autres attributs des fournisseurs et souhaitez gérer les coordonnées bancaires de la même façon, avec les mêmes permissions.
Points de vigilance :
- Les trois champs personnalisés doivent être associés. Un fournisseur avec un numéro de compte et un numéro de transit, mais sans numéro d'institution, n'est toujours pas prêt à l'exportation.
- Les mêmes règles s'appliquent : chiffres seulement, longueurs respectées.
- Si les champs personnalisés sont renommés ou supprimés dans Zoho Books, l'association se brise silencieusement jusqu'à ce que la prochaine synchronisation signale des informations manquantes. Considérez les noms de champs comme une partie de votre configuration.
Comment associer les champs personnalisés dans Zefty
- Dans Zoho Books, ouvrez la fiche d'un fournisseur et confirmez que les trois champs personnalisés existent et contiennent uniquement des chiffres.
- Dans Zefty, ouvrez Configuration de Zoho depuis la navigation Paramètres.
- Faites défiler jusqu'à Paramètres Zoho Books. Laissez Compte payé depuis tel quel; ce paramètre détermine depuis quel compte du plan comptable le paiement est inscrit, et non les données des fournisseurs.
- Remplissez Champ personnalisé (numéro de compte), Champ personnalisé (numéro de transit) et Champ personnalisé (numéro de banque) avec les références des champs personnalisés correspondants dans Zoho Books.
- Cliquez sur Enregistrer la configuration.
- Allez dans Fournisseurs et cliquez sur Synchroniser avec Zoho. Les fournisseurs sont synchronisés en premier, puis les factures. Prévoyez jusqu'à quinze minutes pour une longue liste de fournisseurs.
- Vérifiez que les fournisseurs attendus affichent maintenant Prêt à l'exportation et que les colonnes du tableau des factures sont remplies.
Pour revenir au comportement par défaut, videz les trois paramètres de champs personnalisés et synchronisez de nouveau.
Laquelle choisir?
| Question | Compte bancaire (par défaut) | Champs personnalisés |
|---|---|---|
| Configuration requise dans Zefty | Aucune | Associer trois champs une fois |
| Données déjà dans des champs personnalisés Zoho Books? | À ressaisir dans le compte bancaire | Utilisables telles quelles |
| Valeurs distinctes et étiquetées par numéro | Regroupées dans un seul enregistrement de compte bancaire | Oui, un champ chacune |
| Risque si un champ est renommé dans Zoho Books | Faible | L'association doit être mise à jour |
| Recommandée pour une nouvelle organisation Zoho Books | Oui | Seulement si vous avez une raison |
Notre conseil : si vous configurez Zoho Books et Zefty en même temps, utilisez le compte bancaire du fournisseur. Si vos données bancaires existent déjà dans des champs personnalisés, associez-les et conservez votre processus. Ne maintenez pas les deux. Deux endroits pour le même numéro, c'est ainsi que le mauvais numéro finit par être payé.
Après tout changement : synchroniser, puis vérifier
Peu importe la méthode, la routine de vérification est la même :
- Synchroniser avec Zoho depuis l'écran Fournisseurs ou Factures.
- Filtrer l'écran Fournisseurs pour tout ce qui affiche encore Informations bancaires manquantes.
- Ouvrir le tableau des factures et confirmer qu'aucune ligne rouge ne subsiste pour les fournisseurs que vous comptez payer.
- Pour le premier paiement d'un nouveau fournisseur, envisagez un lot en mode test. Le rapport PDF montre les valeurs exactes de transit, d'institution et de compte placées dans l'enregistrement C, ce qui vous permet de les comparer au spécimen de chèque avant qu'un vrai montant ne bouge.
À retenir
- Zefty a besoin d'un numéro de transit (5 chiffres), d'un numéro d'institution (3 chiffres) et d'un numéro de compte (jusqu'à 12 chiffres) pour chaque fournisseur.
- Par défaut, Zefty les lit dans le compte bancaire du fournisseur dans Zoho Books. Aucune association n'est requise.
- Si vos données vivent dans des champs personnalisés, associez les trois champs sous Paramètres Zoho Books dans la configuration de Zoho.
- Utilisez une méthode, pas les deux. Zoho Books reste la source unique de vérité; Zefty chiffre ce qu'il conserve.
- Après tout changement, synchronisez et vérifiez les « Informations bancaires manquantes » avant de générer un fichier.
Les coordonnées bancaires des fournisseurs ne sont qu'une partie de la synchronisation. Pour voir tout ce que Zefty lit dans Zoho Books et y inscrit, des factures et vues personnalisées jusqu'aux paiements fournisseurs, consultez l'aperçu des fonctionnalités.