Zoho Books est efficace pour suivre ce que vous devez. Il n'est pas conçu pour produire le fichier TEF 1464 que les banques canadiennes exigent pour payer ces factures par voie électronique. Les solutions habituelles : chèques, paiements saisis un à un dans le portail bancaire, ou tableur converti à la main en fichier à largeur fixe. Ce guide propose une autre voie : approuver les factures dans Zoho Books, générer un fichier TEF prêt pour la banque à partir de celles-ci, et laisser les paiements s'inscrire automatiquement dans Zoho Books. Les étapes ci-dessous suivent la configuration de Zefty, que la plupart des équipes complètent en une seule séance.
Avant de commencer : trois éléments à réunir
1. L'émission de TEF auprès de votre banque. Demandez à votre représentant aux services bancaires d'entreprise d'activer le TEF (parfois appelé TAF ou paiements directs) sur votre compte. La banque vous attribue un identifiant de 10 caractères, que Zefty appelle l'ID d'émetteur bancaire, et vous explique comment téléverser les fichiers dans son portail. C'est la seule étape que vous ne pouvez pas régler en ligne en un après-midi; prévoyez le délai de traitement de la banque.
2. Les coordonnées bancaires des fournisseurs dans Zoho Books. Pour chaque fournisseur à payer, il vous faut le numéro d'institution (3 chiffres), le numéro de transit (5 chiffres) et le numéro de compte (jusqu'à 12 chiffres). Par défaut, Zefty les lit dans le compte bancaire du fournisseur dans Zoho Books, ou dans des champs personnalisés que vous désignez.
3. Un accès administrateur à Zoho Books. Vous créerez un client API dans la console API de Zoho et autoriserez l'accès. Vérifiez la barre d'adresse dans Zoho Books : books.zoho.com correspond au centre de données américain (zoho.com); books.zoho.ca ou books.zohocloud.ca correspond au centre canadien (zohocloud.ca). Vous devrez choisir la région correspondante.
Étape 1 : créer votre compte et votre organisation
Inscrivez-vous sur zefty.ca avec une adresse courriel et un mot de passe, ou avec un compte Google, Facebook ou Apple. Vérifiez votre courriel.
L'assistant d'organisation vous demande ensuite votre dénomination sociale, votre courriel, votre site Web, votre adresse, votre province et votre numéro de téléphone. Utilisez la dénomination sociale exactement telle que votre banque la connaît : elle figure dans le fichier comme nom de l'émetteur.
Étape 2 : choisir un forfait
Les abonnements Zefty sont facturés en dollars canadiens par Stripe Checkout, taxes calculées automatiquement. Le forfait Starter coûte 29 $ par mois pour un utilisateur, le forfait Team 43 $ par mois avec des utilisateurs supplémentaires à 14 $ par utilisateur par mois, et le forfait Premium 299 $ par mois avec un nombre illimité d'utilisateurs. Il n'y a pas d'essai gratuit, mais le mode test (étape 7) vous permet de tout valider avant qu'un vrai paiement quitte votre compte.
Étape 3 : saisir vos coordonnées bancaires
Sélectionnez votre banque parmi les neuf institutions prises en charge (BMO, CIBC, Desjardins, HSBC Canada, Banque Laurentienne, Banque Nationale du Canada, RBC Banque Royale, Banque Scotia, TD Canada Trust), puis remplissez :
| Champ | Format |
|---|---|
| Nom d'entreprise | Tel qu'enregistré à la banque, 30 caractères au maximum |
| ID d'émetteur bancaire | 10 caractères, sans espaces ni tirets |
| Numéro de transit | 5 chiffres |
| Numéro d'institution | 3 chiffres (rempli selon la banque choisie) |
| Numéro de compte | Jusqu'à 12 chiffres |
Ces valeurs alimentent l'enregistrement A et les champs de l'émetteur de chaque enregistrement C de vos fichiers. Si l'ID d'émetteur est erroné, la banque rejettera le fichier au téléversement.
Étape 4 : connecter Zoho Books
- Dans Zoho Books, ouvrez Paramètres, puis Profil de l'organisation, et copiez l'ID de l'organisation.
- Ouvrez la console API de Zoho pour votre région :
api-console.zoho.compour zoho.com,api-console.zoho.capour le centre de données canadien. - Créez une application basée sur un serveur nommée Zefty, avec la page d'accueil
https://zefty.ca/et l'URL de redirection autoriséehttps://zefty.ca/authorize. - Copiez l'ID client et le secret client dans le formulaire de configuration de Zefty, avec la région et l'ID de l'organisation.
- Cliquez sur Autoriser Zoho Books. Zoho affiche les autorisations demandées : lecture des factures, lecture et création des paiements fournisseurs, lecture des contacts, lecture des données bancaires. Acceptez.
Zefty conserve des jetons OAuth, pas votre mot de passe Zoho, et les renouvelle automatiquement. Si l'autorisation est interrompue, supprimez le client dans la console API et créez-en un nouveau; Zoho ne permet à chaque client de compléter l'autorisation qu'une seule fois.
Étape 5 : laisser la première synchronisation s'exécuter
Immédiatement après l'autorisation, Zefty importe vos fournisseurs, puis vos factures impayées. Par la suite, une synchronisation s'exécute chaque nuit à 2 h, et vous pouvez en lancer une à tout moment avec Synchroniser avec Zoho en haut de la page Factures.
Étape 6 : vérifier que les fournisseurs sont prêts à l'exportation
Ouvrez Fournisseurs. Tout fournisseur dont les coordonnées bancaires manquent affiche un avertissement en rouge. Corrigez-les dans Zoho Books (dans le compte bancaire du fournisseur ou dans les champs personnalisés configurés), puis synchronisez de nouveau. Sur la page Factures, les lignes de ces fournisseurs apparaissent en rouge et ne peuvent pas être sélectionnées tant que les coordonnées sont incomplètes. La colonne Prêt à l'exportation vous indique d'un coup d'œil quelles factures peuvent entrer dans un fichier.
Étape 7 : activer le mode test pour votre premier fichier
Dans Configuration de Zoho, sous Paramètres du fichier TEF 1464, activez le mode test. Un badge « Test Mode ON » apparaît dans la navigation. Les fichiers générés en mode test sont marqués comme fichiers de test, et Zefty n'inscrit aucun paiement dans Zoho Books. Générez un fichier de cette façon, téléversez-le dans l'environnement de test de votre banque ou envoyez-le à votre représentant pour validation, puis désactivez le mode test une fois que la banque confirme le format.
Étape 8 : sélectionner les factures et générer le fichier de paiement
Sur la page Factures, cochez les factures à payer. Pour payer une partie d'une facture, saisissez le montant dans la colonne Paiement partiel; le solde restant demeure ouvert dans Zoho Books. Le total sélectionné se met à jour au fur et à mesure. Cliquez sur Générer le fichier de paiement, saisissez la date de paiement (la date d'échéance inscrite dans chaque segment C) et confirmez.
Zefty construit le fichier TEF 1464, attribue le prochain numéro de fichier, enregistre une exportation et, sauf si le mode test est activé, crée dans Zoho Books un paiement fournisseur pour chaque facture avec le mode de paiement « Zefty EFT 1464 ».
Étape 9 : télécharger et téléverser
Rendez-vous dans Rapport. Chaque exportation indique le numéro de fichier, le type, le total, la date de création et la date de paiement, avec deux boutons : Télécharger le fichier TEF et Télécharger le rapport PDF. Le PDF énumère chaque champ de chaque enregistrement A, C et Z; conservez-le avec vos documents de fin de mois. Téléversez le fichier TEF dans le portail d'entreprise de votre banque, en suivant son propre processus d'approbation.
Étape 10 : rapprocher dans Zoho Books
De retour dans Zoho Books, chaque facture payée affiche maintenant un paiement fournisseur tiré du compte défini comme compte de paiement. Dans Zefty, la page Historique liste les factures payées avec leur ID de paiement Zoho, ce qui permet de retracer n'importe quelle ligne bancaire jusqu'à la facture et au fichier dans lequel elle a été payée.
Combien de temps ça prend?
À titre d'exemple, une équipe qui paie 40 factures fournisseurs par mois en les saisissant manuellement dans le portail bancaire peut passer une heure ou deux par cycle de paiement à taper des montants et des numéros de compte, puis autant à enregistrer les paiements dans Zoho Books. Avec des factures déjà approuvées dans Zoho Books, les sélectionner et générer le fichier est l'affaire de quelques minutes, et l'écriture automatique élimine complètement la seconde saisie. Vos propres chiffres dépendront de votre volume et de la qualité de vos fiches fournisseurs.
À retenir
- Activez d'abord l'émission de TEF auprès de votre banque; l'ID d'émetteur de 10 caractères est la seule donnée que vous ne pouvez pas produire vous-même.
- Enregistrez les numéros d'institution, de transit et de compte des fournisseurs dans Zoho Books; Zefty les synchronise et signale tout ce qui est incomplet.
- Connectez Zoho Books par un client API créé dans la console de votre région (zoho.com ou zohocloud.ca) avec l'URL de redirection
https://zefty.ca/authorize. - Utilisez le mode test pour le premier fichier afin que la banque valide le format avant qu'un vrai paiement soit effectué.
- Chaque fichier est conservé avec un numéro, un fichier TEF et un rapport PDF de vérification; les paiements sont inscrits automatiquement dans Zoho Books.
Voyez le même parcours avec des captures d'écran sur Comment ça fonctionne, ou comparez les forfaits sur la page des tarifs. Si votre banque est RBC, TD, BMO ou une autre institution prise en charge, nos guides par banque expliquent comment activer l'émission de TEF auprès de chacune.