Par défaut, Zefty importe toutes les factures impayées de Zoho Books : ouvertes, partiellement payées et en retard. Pour bien des entreprises, c'est exactement ce qu'il faut. Pour d'autres, l'écran Factures se remplit d'éléments qui ne devraient jamais être payés par TEF : factures en attente à cause d'un litige, factures d'une division qui paie par chèque, factures rattachées à un autre compte bancaire. Les vues personnalisées de Zoho Books règlent ce problème proprement. Vous décrivez les factures voulues avec un filtre dans Zoho Books, et Zefty n'importe que celles-là. Ce guide montre comment le mettre en place.
Quand une vue personnalisée en vaut la peine
Une vue personnalisée est un filtre enregistré sur la liste des factures dans Zoho Books. Zefty peut en utiliser une comme limite de ce qu'il synchronise. Créez-en une si l'une de ces situations vous parle :
- Flux d'approbation. Vous voulez que seules les factures approuvées apparaissent dans Zefty. Un champ personnalisé du type « Approuvée pour TEF » (oui/non), plus une vue qui filtre dessus, transforme Zoho Books en étape d'approbation.
- Modes de paiement mixtes. Certains fournisseurs sont payés par TEF, d'autres par chèque ou par carte de crédit. Une vue filtrée sur un champ personnalisé du fournisseur, ou sur un champ « Mode de paiement » de la facture, garde les fournisseurs payés par chèque hors du fichier TEF.
- Plusieurs comptes bancaires. Vous émettez des fichiers TEF depuis deux comptes et voulez que Zefty ne voie que les factures qui appartiennent à l'un d'eux. Combinée à la prise en charge multi-organisations de Zefty, une vue par organisation fait l'affaire.
- Échéances. Vous ne payez que les factures dues dans les 14 prochains jours et voulez garder les autres hors de vue jusqu'à leur échéance.
Si rien de tout cela ne s'applique, passez votre tour. L'importation par défaut de Zefty est plus simple, et vous pouvez toujours désélectionner une facture avant de générer un fichier.
Comment ça fonctionne
Zoho Books attribue un identifiant numérique à chaque vue personnalisée. Quand Zefty synchronise les factures, il demande à l'API de Zoho Books les factures qui appartiennent à cette vue, puis applique son propre filtre de statut par-dessus (ouvertes, partiellement payées, en retard). Une vue peut donc restreindre la liste; elle ne peut jamais l'élargir pour inclure des factures payées.
La vue s'applique à la prochaine synchronisation, qu'elle soit nocturne à 2 h ou déclenchée par le bouton Synchroniser avec Zoho. Les factures déjà dans Zefty qui ne correspondent plus à la vue ne sont pas supprimées, mais elles ne sont plus rafraîchies, et une fois payées elles disparaissent de la liste.
Étape 1 : créer la vue dans Zoho Books
- Dans Zoho Books, ouvrez Achats, puis Factures.
- En haut de la liste, ouvrez le sélecteur de vue (il affiche généralement Toutes les factures) et choisissez Nouvelle vue personnalisée.
- Donnez à la vue un nom que vous reconnaîtrez plus tard, par exemple
TEF - Approuvées. - Ajoutez des critères. Choix courants : un champ personnalisé égal à une valeur, un nom de fournisseur contenant un mot-clé, une date d'échéance dans un intervalle, ou une étiquette de facture. Vous pouvez combiner plusieurs conditions.
- Décidez qui peut voir la vue (vous seul ou toute l'organisation) et enregistrez.
Testez-la en ouvrant la vue dans Zoho Books et en vérifiant que les factures listées sont bien celles attendues.
Étape 2 : trouver l'ID de la vue dans l'URL
La vue personnalisée ouverte dans Zoho Books, regardez la barre d'adresse de votre navigateur. L'URL contient un long identifiant numérique propre à cette vue. Ce nombre est l'ID de la vue personnalisée Zoho Books. Copiez-le.
C'est l'ID que Zefty enregistre, pas le nom. Si vous renommez plus tard la vue dans Zoho Books, rien ne change dans Zefty. Si vous supprimez la vue et en créez une nouvelle, l'ID change et vous devez le mettre à jour dans Zefty.
Étape 3 : enregistrer la vue dans Zefty
- Dans Zefty, ouvrez Vues dans la section Paiements.
- Cliquez pour créer une nouvelle vue.
- Saisissez un Nom de la vue (n'importe quelle étiquette, pour votre propre repère).
- Collez l'identifiant dans ID de la vue personnalisée Zoho Books.
- Activez l'interrupteur Actif et enregistrez.
Une seule vue peut être active par organisation. Si vous en activez une deuxième, la première est désactivée automatiquement. Vous pouvez conserver plusieurs vues enregistrées et passer de l'une à l'autre, par exemple une pour le cycle habituel et une pour le ménage de fin d'année.
Étape 4 : synchroniser et vérifier
Cliquez sur Synchroniser avec Zoho dans l'écran Factures. Une fois la synchronisation terminée, le tableau des factures ne devrait afficher que celles qui correspondent à la vue. Si le résultat semble faux :
- Trop de factures : la vue n'est probablement pas active, ou l'ID appartient à une autre vue. Ouvrez Vues et vérifiez l'interrupteur Actif.
- Aucune facture : la vue ne correspond peut-être à aucune facture impayée, ou l'ID a été collé avec un caractère de trop. Ouvrez la vue dans Zoho Books et confirmez qu'elle liste des factures impayées.
- Des factures manquent alors qu'elles devraient y être : rappelez-vous que Zefty ajoute son propre filtre de statut. Une facture payée, annulée ou en brouillon n'apparaîtra pas même si la vue l'inclut.
Combiner les vues avec les autres leviers
Les vues sont l'un des trois moyens de façonner un cycle de paiement. Les deux autres s'appliquent toujours :
| Levier | Où | Effet |
|---|---|---|
| Vue personnalisée | Zoho Books, puis Vues dans Zefty | Décide quelles factures sont importées |
| Sélection | Écran Factures | Décide quelles factures importées entrent dans ce fichier |
| Paiement partiel | Écran Factures, par ligne | Décide quelle part de chaque facture sélectionnée est payée |
Un modèle pratique : laisser la vue faire respecter la politique (factures approuvées, fournisseurs TEF seulement) et utiliser la sélection pour le moment du paiement (ce qui est payé cette semaine).
À retenir
- Une vue personnalisée Zoho Books est un filtre enregistré sur la liste des factures; Zefty peut l'utiliser comme limite de son importation.
- L'ID numérique de la vue se trouve dans l'URL de Zoho Books quand la vue est ouverte. Zefty enregistre l'ID, pas le nom.
- Enregistrez la vue sous Vues dans Zefty, collez l'ID, activez-la. Une seule vue active par organisation.
- Zefty applique toujours son propre filtre de statut impayé : une vue peut restreindre la liste, jamais y ajouter des factures payées.
- Les vues contrôlent ce qui est importé; la sélection et les paiements partiels contrôlent ce qui est payé.
Les vues personnalisées sont l'une des façons dont Zefty s'adapte à la manière dont votre équipe des comptes fournisseurs travaille déjà dans Zoho Books. Consultez la liste complète sur la page des fonctionnalités, ou écrivez-nous si vous souhaitez de l'aide pour concevoir une vue adaptée à un flux d'approbation.