La plupart des paiements TEF rejetés ou mal acheminés commencent par un chèque annulé. Quelqu'un lit les chiffres au bas du chèque, les saisit dans le système comptable, puis inverse deux champs ou oublie un zéro au début. Le paiement revient quelques jours plus tard ou, pire, atterrit dans le mauvais compte. Ce guide explique ce que signifie chaque groupe de chiffres sur un chèque canadien, l'ordre dans lequel ils apparaissent et la façon de les enregistrer pour qu'un fichier de paiement aux fournisseurs soit bon du premier coup.
La ligne au bas du chèque
La rangée de chiffres imprimée à l'encre magnétique au bas de chaque chèque canadien est la ligne MICR (reconnaissance magnétique de caractères). Sa disposition est fixée par la norme sur les chèques de Paiements Canada, elle se lit donc de la même façon dans toutes les banques et caisses. De gauche à droite :
001 12345 003 1234567
no de chèque transit institution compte
Sur le chèque imprimé, des symboles en forme de crochets séparent les groupes, et le transit et l'institution sont habituellement reliés par un symbole semblable à un tiret. Ignorez les symboles; seuls les chiffres comptent.
| Groupe | Longueur | Ce qu'il identifie |
|---|---|---|
| Numéro de chèque | Habituellement 3 à 5 chiffres | Ce chèque en particulier. Inutile pour le TEF. |
| Numéro de transit | Exactement 5 chiffres | La succursale qui détient le compte. |
| Numéro d'institution | Exactement 3 chiffres | La banque ou la caisse. |
| Numéro de compte | Jusqu'à 12 chiffres | Le compte lui-même, à cette succursale. |
Le numéro de chèque est souvent aussi imprimé dans le coin supérieur droit. C'est la façon la plus simple de confirmer quel groupe de chiffres est le numéro de chèque et lequel est le compte.
Les trois numéros, un à un
Numéro d'institution (3 chiffres)
Il identifie l'institution financière à l'échelle nationale. Il est le même pour toutes les succursales et tous les comptes de cette institution.
| Institution | Numéro |
|---|---|
| BMO Banque de Montréal | 001 |
| Banque Scotia | 002 |
| RBC Banque Royale | 003 |
| TD Canada Trust | 004 |
| Banque Nationale du Canada | 006 |
| CIBC | 010 |
| HSBC Canada | 016 |
| Banque Laurentienne | 039 |
| Desjardins | 815 |
Conservez toujours les zéros au début : RBC est 003, pas 3. Dans un fichier TEF, le champ fait trois caractères, et 3 n'est pas la même chose que 003.
Numéro de transit (5 chiffres)
Le numéro de transit identifie la succursale. Dans les grandes banques, il a souvent un sens pour le personnel (une partie indique la région), mais pour les paiements, ce ne sont que cinq chiffres. Il peut commencer par zéro. Deux comptes à la même banque dans des villes différentes auront des numéros de transit différents; ne copiez donc jamais le transit d'un fournisseur à un autre sous prétexte qu'« ils sont tous les deux à la TD ».
Numéro de compte (jusqu'à 12 chiffres)
Le numéro de compte est imprimé tel que la banque le formate, ce qui peut inclure des espaces ou des tirets : 12-34567, 1234 567. Paiements Canada permet jusqu'à 12 caractères dans un fichier TEF, et les banques attendent uniquement les chiffres. Retirez les espaces et les tirets, gardez chaque chiffre et conservez les zéros au début. Si le numéro de compte du fournisseur compte moins de 12 chiffres, c'est normal; le champ est complété d'espaces dans le fichier.
L'ordre compte : l'ordre du chèque n'est pas celui du fichier
Sur le chèque, l'ordre est transit, puis institution. Dans un fichier TEF 1464, les deux sont inscrits dans un seul champ de 9 chiffres avec l'institution en premier : 0 + institution + transit. Un chèque affichant le transit 12345 et l'institution 003 devient 000312345 dans le fichier.
Les systèmes comptables demandent généralement les trois numéros dans des champs séparés; vous n'avez donc pas à construire la chaîne de 9 chiffres vous-même. Mais vous devez mettre la bonne valeur dans le bon champ. La meilleure habitude est de lire les longueurs : le groupe de 5 chiffres est le transit, le groupe de 3 chiffres est l'institution. Si votre « institution » compte cinq chiffres, les champs sont inversés.
Formulaires de dépôt direct et autres sources
Le chèque annulé n'est pas la seule source acceptable. La plupart des banques permettent de télécharger un formulaire de dépôt direct ou un « spécimen de chèque » en PDF depuis les services bancaires en ligne. Ces formulaires nomment explicitement les trois numéros, ce qui élimine le problème de lecture. Ils valent aussi mieux qu'un chèque papier photographié, qui peut être mal lu à cause d'un pli ou d'une ombre.
Quelle que soit la source, demandez-la directement au fournisseur et, pour un nouveau fournisseur ou un changement de coordonnées, confirmez par un second canal (un appel à un numéro connu). Modifier les coordonnées bancaires d'un fournisseur sur la foi d'un courriel non vérifié est un schéma classique de fraude aux paiements.
Cas particuliers à connaître
- Desjardins. Les caisses Desjardins utilisent le numéro d'institution 815, et les membres parlent souvent de leur « folio ». Le transit est le numéro de la caisse, à 5 chiffres. Le folio est le numéro de compte.
- Caisses et coopératives de crédit. Les coopératives de crédit de chaque province compensent par une centrale et ont leurs propres numéros d'institution. Zefty prend actuellement en charge les neuf institutions ci-dessus comme banque émettrice; les comptes de fournisseurs dans d'autres institutions peuvent quand même être payés si le numéro d'institution est valide dans le fichier des institutions financières canadiennes.
- Chèques américains. Un chèque américain affiche un numéro d'acheminement ABA à 9 chiffres et ne peut pas être payé par un fichier TEF canadien. Si le fournisseur possède un compte en dollars canadiens dans une banque canadienne, demandez plutôt celui-là.
- Chèques avec un long numéro de compte. Certains comptes d'entreprise impriment plus de 12 caractères, avec un préfixe ou un suffixe. Confirmez avec le fournisseur quels chiffres constituent le numéro de compte aux fins de dépôt direct.
- Vieux chèques. Des succursales fusionnent et les numéros de transit changent. Si un chèque date de plusieurs années, demandez un formulaire de dépôt direct à jour.
Enregistrer les numéros pour les paiements TEF
Dans Zoho Books, chaque fournisseur possède une section de compte bancaire où vous pouvez enregistrer les numéros d'institution, de transit et de compte. Par défaut, Zefty y lit les coordonnées. Si votre organisation préfère les champs personnalisés (par exemple parce que vous suivez déjà les coordonnées bancaires de cette façon), vous pouvez indiquer à Zefty trois champs personnalisés dans Configuration de Zoho, sous Paramètres Zoho Books : un pour le numéro de compte, un pour le transit et un pour le numéro de banque (institution).
Après une synchronisation, la page Fournisseurs de Zefty affiche la banque, le transit et le compte de chaque fournisseur, ainsi qu'un indicateur Prêt à l'exportation. Un fournisseur à qui il manque quelque chose affiche un avertissement rouge « Informations bancaires manquantes », et ses factures apparaissent en rouge sur la page Factures sans pouvoir être sélectionnées. Les numéros de compte, de transit et d'institution des fournisseurs sont chiffrés au repos dans Zefty.
Une vérification en cinq points avant d'enregistrer
- Le numéro d'institution compte trois chiffres et correspond à la banque nommée sur le chèque.
- Le numéro de transit compte cinq chiffres, y compris tout zéro au début.
- Le numéro de compte ne contient que des chiffres, avec tous les zéros au début, et pas plus de 12 caractères.
- Le numéro de chèque (coin supérieur droit) n'a pas été enregistré comme numéro de compte.
- Les coordonnées viennent directement du fournisseur ou ont été vérifiées auprès de lui, et non d'un simple courriel transféré.
Dix secondes de vérification ici coûtent moins cher qu'un paiement retourné et qu'un second fichier une semaine plus tard.
À retenir
- La ligne MICR d'un chèque canadien se lit ainsi : numéro de chèque, transit à 5 chiffres, institution à 3 chiffres, numéro de compte d'au plus 12 chiffres.
- Conservez les zéros au début des trois numéros; retirez les espaces et les tirets du numéro de compte.
- Dans un fichier TEF, l'institution précède le transit (
0+ institution + transit); dans votre système comptable, placez chaque numéro dans son propre champ. - Préférez un formulaire de dépôt direct émis par la banque à un chèque photographié, et vérifiez les coordonnées nouvelles ou modifiées par un second canal.
- Enregistrez les numéros dans le compte bancaire du fournisseur dans Zoho Books ou dans des champs personnalisés; Zefty les synchronise, signale ce qui manque et les chiffre au repos.
Une fois vos fiches fournisseurs propres, le reste du cycle de paiement se fait en quelques clics. Consultez Comment ça fonctionne pour le parcours de la facture Zoho Books au téléversement bancaire, ou la page sur la conformité pour voir où ces numéros se placent dans l'enregistrement TEF 1464.