Comparatif
Zefty ou fichiers TEF 1464 manuels
Certaines entreprises canadiennes construisent encore leur fichier de paiement TEF 1464 dans un chiffrier ou un éditeur de texte, une ligne à la fois. Voici comment cette méthode se compare à la génération du même fichier depuis vos factures Zoho Books dans Zefty.
Un fichier TEF manuel n'est pas difficile à comprendre. Il est difficile à réussir à tous les coups. Chaque valeur doit se trouver exactement à la bonne position, les montants et les dates doivent être écrits comme la norme le dicte, les totaux doivent correspondre à chaque ligne, et chaque banque ajoute ses propres exigences de nommage et de format. Un seul mauvais caractère et la banque refuse le fichier, souvent après la date de paiement.
Zefty élimine la saisie. Il lit les factures impayées et les coordonnées bancaires des fournisseurs dans Zoho Books, vous laisse choisir quoi payer, génère le fichier pour votre banque et inscrit les paiements dans Zoho Books. Le tableau ci-dessous compare les deux approches selon les critères qui comptent pour une équipe des comptes fournisseurs.
| Critère | Fichier TEF manuel | Zefty |
|---|---|---|
| Temps de configuration | Des jours, voire des semaines : obtenir la spécification de la banque, bâtir un gabarit, tester jusqu'à ce que la banque l'accepte. | Quelques minutes : choisissez votre banque, entrez votre ID d'émetteur et vos renseignements de compte, connectez Zoho Books. Les exigences de votre banque sont déjà intégrées. |
| Temps par lot de paiements | Généralement une heure ou plus : réunir les coordonnées des fournisseurs, saisir chaque ligne, vérifier chaque champ, calculer les totaux, puis inscrire les paiements dans Zoho Books à la main. | Quelques minutes : sélectionnez les factures, entrez des montants partiels au besoin, choisissez une date de paiement, téléchargez et téléversez. |
| Risque d'erreur | Élevé. Les fautes de frappe dans les numéros de compte, les valeurs mal placées et les totaux mal calculés sont fréquents et presque impossibles à repérer à l'œil. | Faible. Le format, les dates et les totaux sont générés pour vous. Les factures dont les coordonnées bancaires manquent sont bloquées avant même que le fichier existe. |
| Validation de conformité | À votre charge. Rien ne vérifie le fichier par rapport à la norme ACP 005 ou aux règles de votre banque avant que la banque le refuse. | Intégrée. Chaque fichier respecte la norme 005 de Paiements Canada et est nommé et formaté comme le portail de votre banque l'attend. |
| Inscription dans Zoho Books | Manuelle. Chaque paiement doit être saisi dans Zoho Books après le lot, avec un risque d'oublis ou de doublons. | Automatique. Un paiement fournisseur est inscrit pour chaque facture du fichier dès sa génération, montants partiels compris. |
| Piste d'audit et PDF | Ce que vous conservez : une copie du fichier texte et une note dans un chiffrier. | Chaque fichier est conservé avec son numéro, son total et ses dates, plus un rapport PDF lisible de chaque paiement et un historique des factures payées lié à Zoho Books. |
| Paiements partiels | Possible, mais vous devez ajuster le montant à la main dans le fichier, puis de nouveau dans Zoho Books. | Entrez le montant à payer sur la facture ; le fichier et le paiement Zoho Books l'utilisent tous deux et le solde restant demeure ouvert. |
| Organisations multiples | Un gabarit par entreprise, chacun entretenu séparément. | Ajoutez des organisations, chacune avec sa propre configuration bancaire et sa connexion Zoho Books, et passez de l'une à l'autre depuis votre menu d'organisation (forfait Équipe et plus). |
| Coût | Aucune licence, mais le temps du personnel pour chaque lot et chaque fichier refusé, au tarif d'un comptable. | À partir de 29 $ par mois en dollars canadiens (Départ). Équipe 43 $, Premium 299 $. 14 $ par utilisateur supplémentaire par mois. Taxes en sus. |
Le verdict
Un fichier manuel peut encore se tolérer pour une entreprise qui paie deux ou trois fournisseurs par trimestre. Pour toutes les autres, le coût de l'approche manuelle se cache dans les heures de saisie, de ressaisie après un refus et de double entrée dans Zoho Books. Zefty remplace tout cela par quelques minutes par lot, un fichier que votre banque accepte du premier coup et une écriture de paiement déjà présente dans vos livres. Consultez comment ça fonctionne ou les détails de conformité.
TEF manuel ou Zefty : questions fréquentes
Oui, rien ne vous en empêche. Bien des équipes conservent leur ancien gabarit quelques mois pendant qu'elles utilisent Zefty en mode test en parallèle. Une fois qu'une banque a accepté un fichier Zefty et que vous avez comparé le rapport avec vos propres dossiers, le double travail ne se justifie plus et le chiffrier prend sa retraite.
Cela dépend de ce qu'un fichier refusé vous coûte. Même un petit lot exige de retrouver les coordonnées bancaires, de formater chaque ligne et d'inscrire les paiements dans Zoho Books. À 29 $ par mois en dollars canadiens, le forfait Départ se rentabilise habituellement s'il vous épargne une heure par mois ou évite un retard de paiement à un fournisseur clé.
Chaque fichier est bâti selon la norme 005 de Paiements Canada et selon les exigences de chacune des neuf banques prises en charge : il est nommé et formaté comme le portail de votre banque l'attend. Deux choses restent de votre côté : votre banque doit avoir activé l'émission de TEF sur votre compte d'entreprise, et les coordonnées bancaires de vos fournisseurs dans Zoho Books doivent être complètes. Le mode test vous permet de confirmer les deux avec votre banque avant de passer en réel.
Des mêmes renseignements que vous utilisez déjà : votre banque, l'ID d'émetteur qu'elle vous a remis, vos renseignements de compte et les coordonnées bancaires de chaque fournisseur, stockées dans Zoho Books. Zefty lit les coordonnées des fournisseurs à chaque synchronisation. La configuration prend quelques minutes ; la seule attente est habituellement celle de votre banque, si l'émission de TEF n'est pas encore activée sur votre compte.
Cessez de bâtir vos fichiers de paiement à la main
Connectez Zoho Books, choisissez votre banque et générez un fichier TEF 1464 conforme en quelques minutes. Forfaits à partir de 29 $ par mois en dollars canadiens.