Comparatif
Zefty ou la saisie des paiements dans votre portail bancaire
Tous les portails bancaires d'entreprise au Canada permettent d'entrer les paiements aux fournisseurs un à la fois. Ça fonctionne, jusqu'à ce que la liste de fournisseurs s'allonge et que quelqu'un doive ressaisir les mêmes montants dans Zoho Books. Voici comment la saisie au portail se compare à un seul téléversement de fichier Zefty.
Les portails comme RBC Express, TD Web Business Banking, BMO Online Banking for Business, Scotia ConnectDigital Banking, CIBC Cash Management Online, AccèsD Affaires et les autres offrent tous deux façons de payer les fournisseurs : entrer chaque paiement à l'écran, ou téléverser un fichier TEF 1464 conforme à la norme ACP 005 qui les contient tous. La saisie à l'écran convient pour quelques paiements. Elle devient un goulot d'étranglement quand un lot compte vingt ou cinquante factures, quand les montants doivent correspondre aux factures au cent près, et quand chaque paiement doit ensuite être inscrit dans Zoho Books.
Zefty ne remplace pas votre portail bancaire. Il remplace la saisie à l'écran. Vous sélectionnez les factures dans Zefty, générez un fichier pour votre banque, le téléversez dans le portail, l'approuvez selon vos règles de signature, et les paiements sont déjà inscrits dans Zoho Books. Le comparatif ci-dessous porte sur ces deux façons de faire.
| Critère | Saisie au portail bancaire | Zefty |
|---|---|---|
| Temps de configuration | Les bénéficiaires sont créés un à un dans le portail, et de nouveau chaque fois qu'un fournisseur change de compte. | Quelques minutes : entrez votre ID d'émetteur et vos renseignements de compte, connectez Zoho Books. Les coordonnées bancaires des fournisseurs viennent de Zoho Books à chaque synchronisation. |
| Temps par lot de paiements | Proportionnel au nombre de paiements : chacun est sélectionné, saisi, vérifié et confirmé, puis entré de nouveau dans Zoho Books. | À peu près le même que le lot compte cinq ou cinquante factures : sélectionner, générer, téléverser, approuver. |
| Risque d'erreur | Les montants et les bénéficiaires sont tapés deux fois à la main, une fois dans le portail et une fois dans Zoho Books. Les chiffres inversés sont fréquents. | Les montants viennent de la facture dans Zoho Books ; les comptes des fournisseurs viennent de la fiche fournisseur. Rien n'est ressaisi. |
| Validation de conformité | Le portail valide ce que vous saisissez, mais pas si cela correspond à la facture ou aux livres. | Le fichier respecte la norme ACP 005 et les exigences de votre banque, et chaque paiement est lié à une facture précise de Zoho Books. |
| Inscription dans Zoho Books | Manuelle, après coup, à partir de la confirmation du portail. | Automatique : un paiement fournisseur est inscrit pour chaque facture dès la génération du fichier, montants partiels compris. |
| Piste d'audit et PDF | Les confirmations du portail et ce que vous exportez de la banque. | Chaque fichier est conservé avec son numéro, son total et ses dates, un rapport PDF lisible de chaque paiement et un historique des factures payées lié au paiement dans Zoho Books. |
| Paiements partiels | Saisir un montant différent et penser à l'appliquer à la bonne facture dans Zoho Books. | Entrez le montant à payer sur la facture ; le fichier et le paiement Zoho Books l'utilisent tous deux et le solde reste ouvert sur la facture. |
| Organisations multiples | Des accès distincts au portail et une saisie distincte pour chaque entreprise. | Une seule connexion Zefty, une organisation par entreprise, chacune avec sa configuration bancaire et sa connexion Zoho Books (forfait Équipe et plus). |
| Coût | Les frais de portail fixés par votre banque, plus le temps du personnel pour saisir chaque paiement deux fois. | À partir de 29 $ par mois en dollars canadiens (Départ). Équipe 43 $, Premium 299 $. 14 $ par utilisateur supplémentaire par mois. Taxes en sus. Frais bancaires inchangés. |
Le verdict
Si vous payez moins d'une poignée de fournisseurs par mois et n'avez jamais à rapprocher vos paiements avec un logiciel comptable, le portail bancaire suffit. Si vous gérez vos comptes fournisseurs dans Zoho Books et payez des fournisseurs régulièrement, saisir chaque paiement deux fois est l'étape la plus coûteuse de votre processus. Zefty la transforme en un seul téléversement et une seule approbation, avec les livres déjà à jour. Consultez les pages par banque pour savoir à quoi vous attendre dans votre portail.
Portail bancaire ou Zefty : questions fréquentes
Oui. Zefty produit le fichier de paiement ; votre portail bancaire est l'endroit où vous le téléversez et l'approuvez. Vos règles de signature, vos limites et vos doubles approbations continuent de s'appliquer dans le portail. Zefty ne déplace jamais d'argent lui-même et ne détient jamais vos accès bancaires ; il prépare seulement le fichier et met Zoho Books à jour.
Cela élimine une source d'erreur plutôt qu'une source de fraude. Les montants et les comptes des fournisseurs viennent de Zoho Books au lieu d'être tapés, ce qui réduit beaucoup les chiffres inversés et les mauvais bénéficiaires. L'approbation se fait toujours dans le portail bancaire sous vos contrôles. Les coordonnées bancaires des fournisseurs stockées dans Zefty sont chiffrées au repos.
Les banques tarifent généralement l'émission de TEF comme un service de gestion de trésorerie, avec des frais par fichier ou par transaction prévus dans votre entente. Ces frais s'appliquent que vous saisissiez les paiements à l'écran ou que vous téléversiez un fichier, et Zefty ne les modifie pas. Demandez la grille tarifaire applicable à votre directeur de comptes d'entreprise.
Non. Un fournisseur payé à partir d'un fichier Zefty reçoit un crédit TEF ordinaire dans le même compte qu'il vous a fourni, à la date de paiement que vous avez choisie. La seule différence qu'il pourrait remarquer est le nom de l'expéditeur sur le dépôt, soit le nom d'entreprise saisi à la configuration, affiché comme votre banque le présente.
Un seul téléversement au lieu de cinquante écrans
Générez le fichier TEF 1464 de votre banque à partir de vos factures Zoho Books et conservez les approbations déjà en place dans votre portail. Forfaits à partir de 29 $ par mois en dollars canadiens.